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2. Systemübersicht

Um DrawMGT zu benutzen, benötigen Sie einen Web-Browser sowie die Web-Adresse (URL) des Projektes. Zudem benötigen Sie einen Login-Name und Passwort, um Zugang ins DrawMGT zu haben. Der Login-Name, zusammen mit den Benutzer-Rollen, kontrollieren Ihren Zugang zu den Dokumenten und Pendenzen sowie den System-Funktionen, welche Sie ausführen dürfen.

DrawMGT Screen Aufbau

DrawMGT sieht wie folgt aus:

Die Hauptseite setzt sich aus vier Teilen zusammen:

• Kopf (oben) – beinhaltet Projektname und Statusinformation.

• Horizontal-Menü (direkt unter dem Kopf) – meist angewendeten Systembefehle.

• Haupt-Menü (linker Rand) – Systembefehle organisiert nach Kategorien.

• Haupt-Inhalt (mitte) – Aufzeichung der Dokumente, Pendenzen, Listen, usw.

Der Seiten-Kopf und das Haupt-Menü können durch die Bedienung der +/- Kästchen aus-/eingeblendet werden. Diese Funktion stellt mehr Platz im Haupt-Inhalt-Teil des Bildschirms zur Verfügung.

Die Kategorien des Haupt-Menüs können ebenfalls aus-/eingeblendet werden.

Dokumente und Revisionen

DrawMGT erlaubt ein Ablegen und Abrufen der Dokumente. Die Dokumententypen, Dokumentencodes sowie die Arbeitsabläufe sind in der Systemkonfiguration definiert. Die Systemkonfiguration widerspiegelt die Projektstruktur und Prozesse (Vorgänge).

Jedes Dokument hat einen Dokumentencode, einen vorgemerkten Titel sowie Klassifizierungs-Attribute. Der aktuelle Titel, Informationen über den Arbeitsablauf und die aktuellen Dokumenten-Dateien werden der Revision zugeordnet. D.h., um eine Datei im DrawMGT abzulegen, muss zwingend ein Dokument und eine Revision erfasst sein.

In DrawMGT werden Informationen, wie Dokumententitel, Klassifizierungs-Attribute und Arbeitsablauf-Informationen, getrennt von den Dokumenten-Dateien, in einer Datenbank gespeichert. Diese obgennanten Informationen (genannt Metadata) sind das Fundament des Ablegens/Abrufens der Dokumente.

Dokumente können mehrere (oder keine) Revisionen haben. Jede Revision hat ihren eigenen Arbeitsablauf und ihre eigene Datei. Die Revisionen sind voneinander unabhängig. Die Metadata für Dokumente und Revisionen können ohne Dateien erfasst werden. Dies erlaubt Ihnen Dokumente-Soll-Listen zu verwalten.

Eine Datei wird hochgeladen und einer Revision zugeordnet. Wenn Sie die Datei später anschauen wollen, wird dieselbe Datei heruntergeladen. Die Datei wird automatisch im Browser geöffnet, sofern auf Ihrem PC die entsprechende Software installiert ist. In der Regel wird mit PDF Dateien gearbeitet, welches ein Abrufen in allen Browsern ermöglicht.

DrawMGT schützt Sie gegen versehentliches Öffnen von nicht aktuellen Revisionen. Alte, bzw. künftige Revisionen, werden in verschiedenen Farben angezeigt. Eine Warnmeldung wird angezeigt, sobald eine nicht aktuelle Revision-Datei heruntergeladen wird.

Pendenzen und Kommentare

Pendenzen und Kommentare sind Aufgaben (to-do) und Informationselemente, welche mit Revisionen verknüpft werden können. Sie bestehen aus folgenden Komponenten:

• Titel und Beschreibung
• Arbeitsablauf-Informationen: Status, Priorität, Fälligkeit, usw.
• Klassifizierungs-Attribute
• Liste von dazugehörigen Revisionen

  

Es ist möglich, den Pendenzen Notizen anzuhängen. Notizen werden im Zusammenhang mit der ausstehenden Pendenz, zur Aufzeichnung von Diskussionen gebraucht (z.B. Notizen, Fragen, Antworten, Warnungen). Zudem erlaubt jede Notiz eine eigene Anhang-Datei. Diese Datei wird nicht analog einem Dokument bearbeitet, es ist daher nicht möglich, es auf Klassifizierungs-Attribute zu durchsuchen. Die Dateien, die der Pendenzen zugeordnet sind, enthalten jeweils weitere, unterstützende Informationen, um die Pendenz abzuschliessen. Diese können zudem auch Fotos, Bilder, Email-Kopien, usw. beinhalten. Ein Kommentar ist lediglich ein Informationselement ohne Arbeitsablauf. Dies erlaubt Ihnen, Notiz-Informationen einem Dokument oder einer Gruppierung von Dokumenten beizulegen.

Die Pendenztypen und deren zugeordnete Arbeitsabläufe sind in der Systemkonfiguration definiert.

DrawMGT erlaubt Benachrichtigung in Form einer Email-Zustellung, nachdem eine Pendenz erfasst oder aktualisiert wurde. Die Durchführungsbestimmungen für das Senden von Emails sind Teil der Systemkonfiguration und Teilnehmer-Rollen.

DrawMGT allows you to specify interest in tasks, or groups of tasks, so that you are sent an email each time a task is created or updated. The criteria for sending the email is defined in the project’s configuration and user roles.

Dokumentenfreigabe-Versand

Ein Dokumentenfreigabe-Versand, ist die Übermittlung eines Lieferscheins anhand einer Liste einer oder mehreren Revisionen, welche freigegeben sind. Der Versand entspricht dem letzten Schritt des Arbeitsablaufs (oft die Freigabe für den Bau). Eine Revision darf nur einmal freigegeben werden.

Der Versand selbst, ist die automatische Verteilung der Dokument-Revisionen, welche freigegeben sind. Sobald die Freigabe übermittelt ist, sendet DrawMGT eine Email mit dem Lieferschein in PDF Format. Die Email wird an sämtliche Empfänger gesendet, welche durch Benutzer-Rollen vordefiniert sind. Die Benutzer-Rollen beziehen sich auf Bereich und Arbeitsgruppe (siehe unten), für welche die Freigabe definiert ist.

Sie können alle Revision-Dateien, die zu einer Dokumentenfreigabe gehören, gleichzeitig als ZIP-Datei herunterladen. Dies bewährleistet eine erleichterte Einsicht in Kopien freigegebener Dokumente für Bauunternehmer und Mitarbeiter auf der Baustelle.

Bereiche und Arbeitsgruppen

Sämtliche Dokumente und Pendenzen in DrawMGT gehören einem Bereich an und können wahlweise auch einer Arbeitsgruppen angehören.

Die Bereiche und Arbeitsgruppen bilden eine Rangordnung:

• Bereiche
  • Arbeitsgruppen

Bereiche und Arbeitsgruppen definieren:

• Berechtigung für die Ansicht von Dokumenten und Pendenzen mittels zugeordneter Benutzer-Rolle, übertragen auf die Bereiche und Arbeitsgruppen
• Auswahl von Klassifizierungsattributen (hauptsächlich Ort und Arbeitsgattung)

Benutzer und Benutzer-Rollen

Die Benutzung von DrawMGT benötigt eine Login. Dem Login gehören Benutzer-Rollen an, welche den Zugang zum Projekt und den Systemoperationen definieren. Die Benutzer-Rollen sind die Verbindung zwischen Ihrem Login-Name, den Projektbereichen und Arbeitsgruppen.

Klassifizierung

Sämtlichen Dokumenten und Pendenzen können Klassifizierungsattribute (tags) zugewiesen werden. Dies ermöglicht es Ihnen, Dokumente und Pendenzen abzulegen, und später wieder abzurufen.

Die Klassifizierungsattribute beinhalten folgende Informationen:

• Bereiche und Arbeitsgruppen
• Projektphase, Arbeitskategorien
• Fach, Ort und Arbeitstyp
• Achse, Kilometrierung, Höhe
• Unternehmen

Meistens werden die Klassifizierungsattribute den Dokumenten und Pendenzen automatisch, basierend auf dem Dokument-Code, zugeordnet.

Beachten Sie, dass die eigentliche Klassifizierung, die in Ihrer DrawMGT System-Version dargestellt wird, leichte Abweichungen zu den beschriebenen Felder in diesem Handbuch aufweisen können. Halten Sie sich für weitere Hinweise bezüglich dieser Unterschiede an die für Sie angefertigte Konfiguration.

Arbeitsabläufe

Jede Revision und Pendenz beinhaltet einige Arbeitsablaufschritte, und jeder Arbeitsablaufschritt bestimmt ein geplantes Datum, ein abgeschlossenes Datum und den zuständigen Verantwortlichen.

Dokumenten-Arbeitsabläufe können folgende Schritte enthalten:

• entworfen/erhalten
• geprüft
• genehmigt (1, 2, 3, 4) - beinhaltet auch einen Genehmigungsstatus
• freigeben
• gesendet

Arbeitsablauf-Schritte für Pendenzen beinhalten:

• Aussteller, zugeteilt, delegiert
• Status
• Priorität, Wichtigkeit
• Ausstellungsdatum, Fälligkeit, Erledigung
• Bisheriger Aufwand, Geschätzter Aufwand

Metadata

Metadata bezieht sich auf die Information über Dokumente, welche getrennt von Dokumenten abgelegt sind. Als Analogie zu Metadata kann man sich beispielsweise die gespeicherten Informationen auf einer Bibliothekskarte vorstellen. Metadata dient der Organisation und Ablegung von Dateien sowie als Basis für das Abrufen derselben. Metadata beinhaltet:

• Titel und Zusammenfassungsinformation
• Klassifizierungsinformation
• Arbeitsablaufinformation

Sie können Metadata auf DrawMGT auf- und herunterladen. Dies ist die effizientesten Art, DrawMGT grosse Datenmengen zur Verfügung zu stellen. Laden Sie Metadata zur Verwaltung von Dokumentelisten hoch, bevor die eigentlichen Dokumente erstellt werden. Laden Sie Metadata herunter, um mit anspruchsvollen Informationen ausgestattete Auswertungen zu generieren oder benötigte Informationen zur Verarbeitung auf anderen Systemen zur Verfügung zu stellen.

Die meisten DrawMGT-Benutzer müssen sich nicht um die Bearbeitung von Metadata kümmern.

Handhabung und Formatierung sind in MetadataFormat beschrieben.