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2. Systemübersicht

Contents

  1. 2. Systemübersicht
  2. DrawMGT Screen Aufbau
  3. Dokumente und Revisionen
  4. Pendenzen und Kommentare
  5. Dokumentenfreigabe-Versand
  6. Bereiche und Arbeitsgruppen
  7. Benutzer und Benutzer-Rolle
  8. Klassifizierung
  9. Arbeitsabläufe
  10. Metadata

Um DrawMGT zu benutzen, benötigen Sie einen Web-Browser sowie die Web-Adresse (URL) des Projektes. Zudem benötigen Sie einen Login-Name und Passwort, um Zugang ins DrawMGT zu haben. Der Login-Name, zusammen mit den Benutzer-Rollen, kontrollieren Ihren Zugang zu den Dokumenten und Pendenzen sowie den System-Funktionen, welche Sie ausführen dürfen.

DrawMGT Screen Aufbau

DrawMGT sieht wie folgt aus:

Die Haupt Seite setzt sich aus vier Teilen zusammen:

Der Seiten-Kopf und das Haupt-Menü können durch die Bedienung der +/- Kästchen aus-/eingeblendet werden. Diese Funktion stellt mehr Platz im Haupt-Inhalt-Teil des Bildschirms dar.

Die Kategorien des Haupt-Menüs können ebenfalls aus-/eingeblendet werden.

Dokumente und Revisionen

DrawMGT erlaubt ein Ablegen und Abrufen der Dokumente. Die Dokumententypen, Dokumentencodes sowie die Arbeitsabläufe sind in der Systemkonfiguration definiert. Die Systemkonfiguration widerspiegelt die Projektstruktur und Prozesse (Vorgänge).

Jedes Dokument hat einen Dokumentencode, einen vorgemerkter Titel sowie Klassifizierungs-Attribute. Der aktuelle Titel, Informationen über den Arbeitsablauf und die aktuellen Dokumenten-Dateien werden der Revision zugeordnet. D.h., um eine Datei im DrawMGT abzulegen, muss zwingend ein Dokument und eine Revision erfasst sein.

In DrawMGT werden Infomationen, wie Dokumententitel, Klassifizierungs-Attribute und Arbeitsablauf-Informationen, getrennt von den Dokumenten-Dateien, in einer Datenbank gespeichert. Diese obgennanten Informationen (genannt Metadata) sind das Fundament des Ablegens/Abrufens der Dokumente.

Dokumente können mehrere (oder keine) Revisionen haben. Jede Revision hat seinen eigenen Arbeitsablauf und seine eigene Datei. Die Revisionen sind unabhängig voneinander. Die Metadata für Dokumente und Revisionen können ohne Dateien erfasst werden. Dieses erlaubt Ihnen Dokumente-Soll-Listen zu verwalten.

Eine Datei wird aufgeladen und an eine Revision zugeordnet. Wenn Sie spater die Datei anschauen wollen, wird dieselbe Datei heruntergeladen. Die Datei wird automatisch im Browser geöffnet sofern in Ihrem PC die entsprechende Software installiert ist. In der Regel wird mit PDF Dateien gearbeitet, welches ein Abrufen in allen Browsern ermöglicht.

DrawMgt schuetzt Sie gegen versehentlichem Oeffnen von nicht aktuellen Revisionen. Alte bzw kuenftige Revisionen werden in verschiedenen Farben angezeigt. Eine Warnmeldung wird angezeigt sobald eine nicht aktuelle Revision-Datei heruntergeladen wird.

Pendenzen und Kommentare

Pendenzen und Kommentare sind Aufgaben (to-do) und Informationselemente, welche mit Revisionen verknüpft werden können. Die bestehen aus folgenden Komponenten:

Es ist möglich zu den Pendenzen Notizen anzuhängen. Notizen werden im Zusammenhang mit der ausstehenden Pendenz, zur Aufzeichnung von Diskussionen gebraucht (z.B. Notizen, Fragen, Antworten, Warnungen). Zudem erlaubt jede Notiz eine eigene Anhang-Datei. Diese Datei wird nicht analog eines Dokuments bearbeitet d.h. es ist daher nicht möglich es durch Klassifizierungs-Attribute zu suchen. Die Dateien, die der Pendenzen zugeordnet sind, enthalten jeweils weitere, unterstuetzende Infortmationen, um die Pendenz abzuschliessen. Diese könnten zudem auch Fotos, Bilder, Email-Kopien, usw. beinhalten. Ein Kommentar ist lediglich ein Informationselement ohne Arbeitsablaeuf. Dies erlaubt Ihnen Notiz-Informationen an ein Dokument oder eine Gruppierung von Dokumenten beizulegen.

Die Pendenztypen und deren zugeordneten Arbeitsabläufe, sind in der Systemkonfiguration definiert.

DrawMGT erlaubt ein ………….. in Form einer Email-Zustellung nachdem eine Pendenz erfasst oder aktualisert wurde. Die Durchfuerungsbestimmungen fuer das Senden von Emails sind Teil der Systemkonfiguration und Teilnehmer-Rollen.

DrawMGT allows you to specify interest in tasks, or groups of tasks, so that you are sent an email each time a task is created or updated. The criteria for sending the email is defined in the project’s configuration and user roles.

Dokumentenfreigabe-Versand

Ein Dokumentenfreigabe-Versand, ist die Vermittelung eines Lieferscheins anhand einer Liste von einer oder meheren Revisionen, welche freigegeben sind. Der Versand bedeutet, der letzte Schritt des Arbeitsablaufs (oft die Freigabe für den Bau). Eine Revision darf nur einmal freigegeben werden.

Der Versand selber, ist die automatische Verteilung der Dokument-Revisionen, welche freigegeben sind. Sobald die Freigabe übermittelt ist, sendet DrawMGT eine Email mit dem Leiferschein in PDF Format. Die Email wird an sämtliche Empfaenger gesendet, welche durch Benutzer-Rollen vordefiniert sind. Die Benutzer-Rollen basieren sich auf dem Bereich und Arbeitsgruppe (siehe unten) auf denen die Freigabe definiert ist.

Sie können alle Revision-Dateien, die zu einer Dokumentenfreigabe gehören, gleichzeitig als ZIP-Datei herunterladen. Dies bedeutet, eine erleichterte Einsicht auf Kopien der freigegebenen Dokumenten für die Bauunternehmern und den Mitarbeitern auf der Baustelle.

Bereiche und Arbeitsgruppen

Sämtliche Dokumente und Pendenzen in DrawMGT, gehören einem Bereich hin und kann wahlweise auch einer Arbeitsgruppen hingehören.

Die Bereiche und Arbeitsgruuppen bilden Rangordnung:

Die Bereichte und Arbeitsgruppen definieren:

Benutzer und Benutzer-Rolle

Die Benutzung von DrawMGT bedingt eines Logins. Dem Login gehören Benutzer-Rollen an, welche den Zugang für das Projekt und der Systemoperationen definieren. Die Benutzer-Rollen sind die Verbindung zwischen Ihrem Login-Name und die Projektbereichen und Arbeitsgruppen.

Klassifizierung

Sämtliche Dokumente und Pendenzen können Klassifizierungsattribute (tags) zugwiesen werden. Dies ermöglicht Ihnen diese abzulegen und später wieder abzurufen.

Die Klassifizierungsattribute beinhalten folgende Informationen:

Meistens werden die Klassifizierungsattribute den Dokumenten und Pendenzen automatisch, basierend auf dem Dokument-Code, zugeordnet.

Beachten Sie, dass die eigentliche Klassifizierung, die in Ihrer DrawMGT System -Version dargestellt wird, leichte Abweichungen zu den beschriebenen Felder in diesem Handbuch, aufweisen können. Halten Sie sich für weitere Hinweise bezueglich dieser Unterschiede, an die für Sie angefertigte Konfiguration.

Arbeitsabläufe

Jede Revision und Pendenz beinhaltet einigen Arbeitsablaufschritten, und jeder Arbeitsablaufschritt hat ein geplantes Datum, ein abgeschlossenes Datum und der zuständige Verantwortliche, abspeichert.

Dokumenten-Arbeitsabläufe koennen folgende Schritte beruecksichtigen:

Arbeitsablauf-Schritte für Pendenzen beinhaltet:

Metadata

Metadata bezieht sich auf die Information über Dokumente, welche getrennt von Dokumenten abgelegt sind. Als Vergleich, koennen Sie sich Metadata als gespeicherte Information in einem Bibliothek-Katalog, die dem Dokument angehört, vorstellen. Metadata dient der Organisation und Ablegen von Dateien sowie als Basis für das Abrufen solcher Dateien. Metadata beinhaltet:

Sie koennen Metadata auf DrawMGT Auf- und Herunterladen. Dies erlaubt ein effizientes Handeln im Umgang mit Laden grosser Daten auf das DrawMGT. Wenn Sie Dokumentelisten verwalten moechten, laden Sie die Metadata auf, bevor die Dokumente erfasst sind. Ein Herunterladen der Metadata wird dann benutzt, wenn anspruchsvolle Informationen fuer eine Auswertung nötig sind oder die Informationen weitergeben, um die Verwertung auf anderen Systemen zu gewähren.

Die Mehrheit der DrawMGT- Benutzern, sind mit der Anwendung von Medata routiniert und unbesorgt..

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