Checklist: Dokument/Revision Erstellen

Contents

  1. Checklist: Dokument/Revision Erstellen
  2. Überblick
    1. Dokumente
      1. Eigenschaften eines Dokuments
    2. Versionen
  3. Dokument erfassen
    1. Neues Dokument erstellen
      1. Block Dokument
      2. Block Klassifizierung
      3. Block Dokumentprozess
      4. Speichern
    2. Bestehendes Dokument kopieren
      1. Block Dokument
      2. Block Klassifizierung
      3. Block Dokumentprozess
      4. Speichern
  4. Versionen erfassen
    1. Neue Version erfassen
      1. Block Version
      2. Block Klassifizierung
      3. Block Dokumentenprozess
      4. Speichern
    2. Bestehende Version kopieren
      1. Block Version
      2. Block Klassifizierung
      3. Block Dokumentenprozess
      4. Speichern
  5. Datei hochladen
    1. Datei auswählen
    2. Bestätigen
  6. Datei hochladen durch WebDAV
    1. Zugriff auf WebDAV
    2. Dateien zur Versionen zuordnen

Überblick

Dokumente

Eigenschaften eines Dokuments

Versionen

DokumentRevisionDateiDiagram.png

Dokument erfassen

Damit Sie ein Dokument überhaupt erfassen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sich im richtigen Bereich sowie der richtigen Gruppe befinden.

  1. Wählen Sie den richtigen Bereich, indem Sie in der Kopfzeile auf das Link rechts der Bezeichnung Bereich klicken

  2. Wählen Sie die richtige Gruppe, indem Sie in der Kopfzeile auf das Link rechts der Bezeichnung Gruppe klicken

Sie haben zwei Möglichkeiten, ein neues Dokument zu erstellen:

Neues Dokument erstellen

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Dokumente/Baupläne --> Neu

  2. Das Eingabeformular erscheint

Block Dokument

Bitte beachten Sie, dass sich die Eingaben über Dokumentindexkomponenten und der Dokumentindex gegenseitig beeinflussen. Ändern Sie beispielsweise das Feld Projektphase im Abschnitt Dokumentindex, Unterblock Dokumentindexkomponenten, so ändert sich der Dokumentindex auf der ersten Zeile.

DokumentEingabeKopf.png

  1. Geben Sie den gewünschten Dokumentindex ein

  2. Aktualisieren Sie die Optionen des Unterblocks Dokumentindexkomponenten, falls sich diese nicht bereits aus der Eingabe des Dokumentindexes ergeben haben:

    • Projektphase
    • Fachbereich.Gebiet
    • Objekt
    • Kontakt
    • Dokumenttyp
    • Laufnummer - Falls die Schaltfläche "Nächste freie Laufnummer laden" gedrückt wird, das System sucht nach der erste freie Laufnummer die grösser ist als oder gleich wie die eingetippte Laufnummer.
      • Nach "Neues Dokument - Kopieren" können Sie einfach die Schaltfläche benutzen
      • Falls die Laufnummer muss von einem bestimmten Bereich ausgewählt sein, Sie können einfach den untersten Limit eingeben. Z.B. der Bereich ist von 1000 bis 1999, Sie sollen einfach 1000 eintippen und die Schaltfläche benutzen.
    • Teilnummer (optional) - Die Schaltfläche "Nächste freie Teilnummer laden" funktioniert ähnlich, wie bei der Laufnummer, mit einem Unterschied: die Teilnummer darf leer sein. In dem Fall wird sie als 0 betrachtet.
      • Die Teilnummer wird nicht automatisch auf 3-stellige Nummer ergänzt, z.B nach "001" wird die Funktion "2" anbieten (natürlich manuell kann man das auf "002" ergänzen.
      • Wenn die Teilnummer ein nicht numerisches Zeichen enthält, die Funktion wird die erste freie numerische Teilnummer anbieten, was meistens "0" ist.

  3. Klicken Sie den Button Übernahme Klassifizierung, um die aus dem Dokumentindex, beziehungsweise Einstellungen aus Dokumentindexkomponenten auf den Block Klassifizierung zu übertragen

  4. Geben Sie im Abschnitt Vorgemerkter Titel die gewünschten Eingaben ein

  5. Ergänzen Sie allfällig weitere Felder
    • Vorgemerkter Massstab
    • Teilnummer
    • Verfasser

Block Klassifizierung

Beachte Sie, dass sich die leicht eingefärbten Optionen aus den Einstellungen des Blocks Dokument -> Unterblock Dokumentindexkomponenten -> Abschnitt Dokumentindex ergeben.

DokumentEingabeKlassifizierung.png

1. Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder und -optionen bestimmt sind:

1. Ergänzen Sie allfällig weitere Felder

Block Dokumentprozess

DokumentEingabeProzess.png

  1. Stellen Sie sicher, dass der Dokumentprozess korrekt bestimmt ist

Speichern

Bestehendes Dokument kopieren

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Dokumente/Baupläne --> Liste erstellen

  2. Klicken Sie auf den Dokumentindex (Spalte Dokuments) des gewünschten Dokuments um dessen Detailansicht aufzurufen

  3. Klicken Sie ganz unter rechts auf den Button Neues Dokument - Kopieren

  4. Das Eingabeformular erscheint teilweise aufgefüllt

Block Dokument

Bitte beachten Sie, dass sich die Eingaben über Dokumentindexkomponenten und der Dokumentindex gegenseitig beeinflussen. Ändern Sie beispielsweise das Feld Projektphase im Abschnitt Dokumentindex, Unterblock Dokumentindexkomponenten, so ändert sich der Dokumentindex auf der ersten Zeile.

  1. Aktualisieren Sie den Dokumentindex falls notwendig

  2. Aktualisieren Sie die Optionen des Unterblock Dokumentindexkomponenten falls notwendig

  3. Klicken Sie den Button Übernahme Klassifizierung, um die aus dem Dokumentindex, beziehungsweise Einstellungen aus Dokumentindexkomponenten auf den Block Klassifizierung zu übertragen

  4. Geben Sie im Abschnitt Vorgemerkter Titel die gewünschten Eingaben ein

Block Klassifizierung

Beachte Sie, dass sich die leicht eingefärbten Optionen aus den Einstellungen des Blocks Dokument -> Unterblock Dokumentindexkomponenten -> Abschnitt Dokumentindex ergeben.

  1. Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder und -optionen bestimmt sind:
    • Gruppe
    • Fachbereich.Gebiet
    • Objekt
    • Kontakt
    • Laufnummer
    • Dokumentphase
    • Dokumententyp.Art
    • Archiv
    • Klassifizierungsstatus
  2. Ergänzen Sie allfällig weitere Felder

Block Dokumentprozess

  1. Stellen Sie sicher, dass der Dokumentprozess korrekt bestimmt ist

Speichern

Versionen erfassen

Wenn Sie sich in der Detail-Ansicht eines Dokuments befinden, haben zwei Möglichkeiten, ein neue Version zu erfassen.

Neue Version erfassen

  1. Klicken Sie in der Fusszeile den Button Neu Version - Leer

  2. Das Eingabeformular für eine neue Version erscheint

Block Version

VersionEingabeKopf.png

  1. Aktualisieren Sie Dokumentprozess wie gewünscht

  2. Aktualisieren Sie allfällig die Versionsnummer im Abschnitt Versionsindex (normalerweise nicht erforderlich)

  3. Aktualisieren Sie allfällig den Titel

  4. Ergänzen Sie falls erforderlich Beschreibung, Massstab, Format und Ausrichtung

Block Klassifizierung

VersionEingabeKlassifizierung.png

  1. Ergänzen Sie nach Wunsch

Block Dokumentenprozess

VersionEingabeProzess.png

  1. Aktualisieren Sie allfällig Beginn

  2. Ergänzen Sie allfällig Erstellt, und Prüfung

  3. Ergänzen Sie allfällig Zustimmung 1-4 sowie Freigabe und Versand

  4. Ergänzen Sie allfällig Begründung der Neuversion

Speichern

Nachdem Sie die Version gesichert haben, erscheint diese im Dokumentenkorb.

Bestehende Version kopieren

  1. Klicken Sie in der Fusszeile den Button Neu Version - Kopieren

  2. Das Eingabeformular für eine neue Version erscheint teilweise ausgefüllt

Block Version

  1. Aktualisieren Sie Dokumentprozess wie gewünscht

  2. Aktualisieren Sie allfällig die Versionsnummer im Abschnitt Versionsindex (normalerweise nicht erforderlich)

  3. Aktualisieren Sie allfällig den Titel

  4. Ergänzen Sie falls erforderlich Beschreibung, Massstab, Format und Ausrichtung

Block Klassifizierung

  1. Ergänzen Sie nach Wunsch

Block Dokumentenprozess

  1. Aktualisieren Sie allfällig Beginn

  2. Ergänzen Sie allfällig Erstellt, und Prüfung

  3. Ergänzen Sie allfällig Zustimmung 1-4 sowie Freigabe und Versand

  4. Ergänzen Sie allfällig Begründung der Neuversion

Speichern

Nachdem Sie die Version gesichert haben, erscheint diese im Dokumentenkorb.

Datei hochladen

Bevor Sie eine Datei hochladen können, müssen Sie sich in der Detail-Ansicht eines Dokuments befinden. Bitte beachten Sie auch, dass der Dateiname der hochzuladenen Datei dem Dokumentindex entsprechen muss. Ausserdem darf die Datei nicht grösser als 64.000.000 Bytes sein. Grössere Dateien sollten Sie über WebDAV hochladen.

  1. Wählen Sie die gewünschte Version, indem Sie im Block Versionsliste, auf einen Eintrag der Spalte Rev. klicken (falls keine Version vorhanden ist, müssen Sie zuerst eine Version erstellen)

  2. Klicken Sie den Button Datei hochladen DokumentAschichtButtons.png

  3. Das Formular Datei hochladen erscheint

Datei auswählen

  1. Wählen Sie die Art der Datei: Ausgabedatei/Ursprungsdatei

  2. Wählen Sie den Dateityp

  3. Klicken Sie auf den Button Datei hochladen um die gewünschte Datei zum Hochladen auszuwählen

    • Markieren Sie "Datei umbenennen", falls die Datei nicht den vorausgesetzten Namen hat

  4. Klicken Sie auf den Button Weiter

  5. Eine weitere Ansicht erscheint

DateiHochladen1.png

Bestätigen

  1. Falls Sie mit den Informationen zur Datei einverstanden sind, klicken Sie den Button Hochladen um den Vorgang des Hochladens fertigzustellen

  2. Die Datei wurde hochgeladen und die Detail-Ansicht des Dokuments erscheint

DateiHochladen2.png

Weitere Optionen:

Wichtig: Die hochzuladende Datei darf nicht die Grösse von 64 MB überschreiten, um vom System akzeptiert zu werden.

Datei hochladen durch WebDAV

Sie können Dateien direkt auf den DrawMGT-Server in vordefinierten Ordner durch WebDAV kopieren, woher das System die Dateien im Hintergrund holt und zur Versionen zuteilt. Diese Methode ist sehr nützlich, wenn Sie viele oder sehr grosse Dateien hochladen sollen. Die Voraussetzung ist einerseits, dass Sie Zugriff auf die entsprechenden Ordner durch WebDAV haben, anderseits die Versionen sollen schon existieren und keine Dateien sollten zugeordnet sein. (Sehe Dateien hochladen mit WebDAV)

Zugriff auf WebDAV

Falls Sie eine von den Manager-Benutzerrollen (Administrator, Projektmanager, Projektleiter, Projektassistent, Bauleiter, Baustellenmanager, Bauleiterassistent) besitzen, bekommen Sie automatisch die gleiche Loginname und Passwort für WebDAV, wenn Sie Ihr eigenes Passwort in DrawMGT ändern.

Für den ersten Zugriff sollten Sie in Windows ein "Netzwerkressource hinzufügen". Bei der Eingabe der Netzwerkadresse benutzen Sie den folgenden URL: https://drawmgt-pswlimmern.axpo.ch/uploads (wichtig: Es geht mit einem üblichen Internet-Browser nicht!) und geben sie Ihre Loginname und Passwort ein. Danach können Sie Dateien auf den Server kopieren, wie üblich.

Dateien zur Versionen zuordnen

Bitte beachten Sie, dass der Dateiname der hochzuladenden Datei dem Dokumentindex und Versionsindex genau entsprechen muss, und zwar in folgendem Format: Dokumentindex-Versionsindex.Erweiterung. Zum Beispiel: LA2-6-00-200-211-09_0001-v02.pdf. Die hochzuladende Datei muss in den entsprechenden Ordner kopiert werden, für eine Ursprungsdatei in den Ordner src/<Bereich> (z.B. src/ZS1), für eine Audgabedatei in den Ordner pub/<Bereich>.

Nachdem die Datei kopiert wurde, das System holt sie in spätesten 5 Minuten. Falls kein Fehler vorkommt, die Datei verschwindet vom Ordner, wohin Sie sie kopiert haben. In dem Fall, wenn etwas nicht korrekt abgelaufen ist, die Datei wird umbenannt, die Zeichenkette '-ERROR' wird zugefügt, und die Fehlermeldung kann man im DrawMGT-System, im Menü Administration/Neue Systemereignisse anzeigen anschauen. Auch die erfolgreich geladene Dateien erscheinen in der Ereignisliste.

ChecklistErstellen (last edited 2010-04-21 11:33:20 by TiborNagy)