= Checklist: Dokument/Revision Erstellen = <> = Überblick = == Dokumente == === Eigenschaften eines Dokuments === * Ein Dokument kann ohne eine Version existerien * Dokumente haben einen Dokumentindex - siehe [[Indextyp]] * Dokumente haben Klassifizierungsattribute - teilweise bestimmt duch der Dokumentindex - siehe [[Attribute]] * Dokumente definieren den Arbeitsablauf von Versionen == Versionen == * Es können mehrere Versionen eines Dokuments existieren * Jeder Version hat: * ein eigenen Arbeitsablauf * eigene Ausgabedateien und Ursprungsdateien {{attachment:DokumentRevisionDateiDiagram.png}} = Dokument erfassen = Damit Sie ein Dokument überhaupt erfassen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sich im richtigen Bereich sowie der richtigen Gruppe befinden. 1. Wählen Sie den richtigen Bereich, indem Sie in der Kopfzeile auf das Link rechts der Bezeichnung '''Bereich''' klicken 1. Wählen Sie die richtige Gruppe, indem Sie in der Kopfzeile auf das Link rechts der Bezeichnung '''Gruppe''' klicken Sie haben zwei Möglichkeiten, ein neues Dokument zu erstellen: * Neues Dokument erstellen * Bestehendes Dokument kopieren == Neues Dokument erstellen == 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf '''Dokumente/Baupläne --> Neu''' 1. Das Eingabeformular erscheint === Block Dokument === Bitte beachten Sie, dass sich die Eingaben über '''Dokumentindexkomponenten''' und der '''Dokumentindex''' gegenseitig beeinflussen. Ändern Sie beispielsweise das Feld '''Projektphase''' im Abschnitt '''Dokumentindex''', Unterblock '''Dokumentindexkomponenten''', so ändert sich der '''Dokumentindex''' auf der ersten Zeile. {{attachment:DokumentEingabeKopf.png}} 1. Geben Sie den gewünschten '''Dokumentindex''' ein 1. Aktualisieren Sie die Optionen des Unterblocks '''Dokumentindexkomponenten''', falls sich diese nicht bereits aus der Eingabe des '''Dokumentindexes''' ergeben haben: * Projektphase * Fachbereich.Gebiet * Objekt * Kontakt * Dokumenttyp * Laufnummer - Falls die Schaltfläche "Nächste freie Laufnummer laden" gedrückt wird, das System sucht nach der erste freie Laufnummer die grösser ist als oder gleich wie die eingetippte Laufnummer. * Nach "Neues Dokument - Kopieren" können Sie einfach die Schaltfläche benutzen * Falls die Laufnummer muss von einem bestimmten Bereich ausgewählt sein, Sie können einfach den untersten Limit eingeben. Z.B. der Bereich ist von 1000 bis 1999, Sie sollen einfach 1000 eintippen und die Schaltfläche benutzen. * Teilnummer (optional) - Die Schaltfläche "Nächste freie Teilnummer laden" funktioniert ähnlich, wie bei der Laufnummer, mit einem Unterschied: die Teilnummer darf leer sein. In dem Fall wird sie als 0 betrachtet. * Die Teilnummer wird nicht automatisch auf 3-stellige Nummer ergänzt, z.B nach "001" wird die Funktion "2" anbieten (natürlich manuell kann man das auf "002" ergänzen. * Wenn die Teilnummer ein nicht numerisches Zeichen enthält, die Funktion wird die erste freie numerische Teilnummer anbieten, was meistens "0" ist. 1. Klicken Sie den Button '''Übernahme Klassifizierung''', um die aus dem '''Dokumentindex''', beziehungsweise Einstellungen aus '''Dokumentindexkomponenten''' auf den Block '''Klassifizierung''' zu übertragen 1. Geben Sie im Abschnitt '''Vorgemerkter Titel''' die gewünschten Eingaben ein 1. Ergänzen Sie allfällig weitere Felder * Vorgemerkter Massstab * Teilnummer * Verfasser === Block Klassifizierung === Beachte Sie, dass sich die leicht eingefärbten Optionen aus den Einstellungen des Blocks '''Dokument''' -> Unterblock '''Dokumentindexkomponenten''' -> Abschnitt '''Dokumentindex''' ergeben. {{attachment:DokumentEingabeKlassifizierung.png}} 1. Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder und -optionen bestimmt sind: * Gruppe * Fachbereich.Gebiet * Objekt * Kontakt * Laufnummer * Dokumentphase * Dokumententyp.Art * Archiv * Klassifizierungsstatus 1. Ergänzen Sie allfällig weitere Felder === Block Dokumentprozess === {{attachment:DokumentEingabeProzess.png}} 1. Stellen Sie sicher, dass der Dokumentprozess korrekt bestimmt ist === Speichern === * Klicken Sie '''Speichern''' um das Dokument zu speichern * Klicken Sie '''Speichern und Neue Version''', um das Dokument zu speichern und anschliessend eine neue Version zu erfassen * Klicken Sie '''Vorschau''', um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgefüllt wurde ''(allfällige Unstimmigkeiten werden Ihnen angezeigt)'' * Klicken Sie '''Abbrechen''', um den Vorgang abbzubrechen * Klicken Sie '''Zurücksetzen''', um die von Ihnen eingegebenen Felder auf den ursprünglichen Wert zurückzusetzen, beziehungsweise auf Leer zu setzten == Bestehendes Dokument kopieren == 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf '''Dokumente/Baupläne --> Liste erstellen''' 1. Klicken Sie auf den '''Dokumentindex''' (Spalte '''Dokument'''s) des gewünschten Dokuments um dessen Detailansicht aufzurufen 1. Klicken Sie ganz unter rechts auf den Button '''Neues Dokument - Kopieren''' 1. Das Eingabeformular erscheint teilweise aufgefüllt === Block Dokument === Bitte beachten Sie, dass sich die Eingaben über '''Dokumentindexkomponenten''' und der '''Dokumentindex''' gegenseitig beeinflussen. Ändern Sie beispielsweise das Feld '''Projektphase''' im Abschnitt '''Dokumentindex''', Unterblock '''Dokumentindexkomponenten''', so ändert sich der '''Dokumentindex''' auf der ersten Zeile. 1. Aktualisieren Sie den '''Dokumentindex''' falls notwendig 1. Aktualisieren Sie die Optionen des Unterblock '''Dokumentindexkomponenten''' falls notwendig 1. Klicken Sie den Button '''Übernahme Klassifizierung''', um die aus dem '''Dokumentindex''', beziehungsweise Einstellungen aus '''Dokumentindexkomponenten''' auf den Block '''Klassifizierung''' zu übertragen 1. Geben Sie im Abschnitt '''Vorgemerkter Titel''' die gewünschten Eingaben ein === Block Klassifizierung === Beachte Sie, dass sich die leicht eingefärbten Optionen aus den Einstellungen des Blocks '''Dokument''' -> Unterblock '''Dokumentindexkomponenten''' -> Abschnitt '''Dokumentindex''' ergeben. 1. Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder und -optionen bestimmt sind: * Gruppe * Fachbereich.Gebiet * Objekt * Kontakt * Laufnummer * Dokumentphase * Dokumententyp.Art * Archiv * Klassifizierungsstatus 1. Ergänzen Sie allfällig weitere Felder === Block Dokumentprozess === 1. Stellen Sie sicher, dass der Dokumentprozess korrekt bestimmt ist === Speichern === * Klicken Sie '''Speichern''' um das Dokument zu speichern * Klicken Sie '''Speichern und Neue Version''', um das Dokument zu speichern und anschliessend eine neue Version zu erfassen * Klicken Sie '''Vorschau''', um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgefüllt wurde ''(allfällige Unstimmigkeiten werden Ihnen angezeigt)'' * Klicken Sie '''Abbrechen''', um den Vorgang abbzubrechen * Klicken Sie '''Zurücksetzen''', um die von Ihnen eingegebenen Felder auf den ursprünglichen Wert zurückzusetzen, beziehungsweise auf Leer zu setzten = Versionen erfassen = Wenn Sie sich in der Detail-Ansicht eines Dokuments befinden, haben zwei Möglichkeiten, ein neue Version zu erfassen. * Neue Version erfassen * Bestehende Version kopieren == Neue Version erfassen == 1. Klicken Sie in der Fusszeile den Button '''Neu Version - Leer''' 1. Das Eingabeformular für eine neue Version erscheint === Block Version === {{attachment:VersionEingabeKopf.png}} 1. Aktualisieren Sie '''Dokumentprozess''' wie gewünscht 1. Aktualisieren Sie allfällig die Versionsnummer im Abschnitt '''Versionsindex''' ''(normalerweise nicht erforderlich)'' 1. Aktualisieren Sie allfällig den '''Titel''' 1. Ergänzen Sie falls erforderlich '''Beschreibung''', '''Massstab''', '''Format''' und '''Ausrichtung''' === Block Klassifizierung === {{attachment:VersionEingabeKlassifizierung.png}} 1. Ergänzen Sie nach Wunsch === Block Dokumentenprozess === {{attachment:VersionEingabeProzess.png}} 1. Aktualisieren Sie allfällig '''Beginn''' 1. Ergänzen Sie allfällig '''Erstellt''', und '''Prüfung''' 1. Ergänzen Sie allfällig '''Zustimmung 1-4''' sowie '''Freigabe''' und '''Versand''' 1. Ergänzen Sie allfällig '''Begründung der Neuversion''' === Speichern === * Klicken Sie '''Speichern''', um die Version zu sichern * Klicken Sie '''Vorschau''', um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgefüllt wurde ''(allfällige Unstimmigkeiten werden Ihnen angezeigt)'' * Klicken Sie '''Abbrechen''', um den Vorgang abbzubrechen * Klicken Sie '''Zurücksetzen''', um die von Ihnen eingegebenen Felder auf den ursprünglichen Wert zurückzusetzen, beziehungsweise auf Leer zu setzten Nachdem Sie die Version gesichert haben, erscheint diese im Dokumentenkorb. == Bestehende Version kopieren == 1. Klicken Sie in der Fusszeile den Button '''Neu Version - Kopieren''' 1. Das Eingabeformular für eine neue Version erscheint teilweise ausgefüllt === Block Version === 1. Aktualisieren Sie '''Dokumentprozess''' wie gewünscht 1. Aktualisieren Sie allfällig die Versionsnummer im Abschnitt '''Versionsindex''' ''(normalerweise nicht erforderlich)'' 1. Aktualisieren Sie allfällig den '''Titel''' 1. Ergänzen Sie falls erforderlich '''Beschreibung''', '''Massstab''', '''Format''' und '''Ausrichtung''' === Block Klassifizierung === 1. Ergänzen Sie nach Wunsch === Block Dokumentenprozess === 1. Aktualisieren Sie allfällig '''Beginn''' 1. Ergänzen Sie allfällig '''Erstellt''', und '''Prüfung''' 1. Ergänzen Sie allfällig '''Zustimmung 1-4''' sowie '''Freigabe''' und '''Versand''' 1. Ergänzen Sie allfällig '''Begründung der Neuversion''' === Speichern === * Klicken Sie '''Speichern''', um die Version zu sichern * Klicken Sie '''Vorschau''', um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgefüllt wurde ''(allfällige Unstimmigkeiten werden Ihnen angezeigt)'' * Klicken Sie '''Abbrechen''', um den Vorgang abbzubrechen * Klicken Sie '''Zurücksetzen''', um die von Ihnen eingegebenen Felder auf den ursprünglichen Wert zurückzusetzen, beziehungsweise auf Leer zu setzten Nachdem Sie die Version gesichert haben, erscheint diese im Dokumentenkorb. = Datei hochladen = Bevor Sie eine Datei hochladen können, müssen Sie sich in der Detail-Ansicht eines Dokuments befinden. Bitte beachten Sie auch, dass der Dateiname der hochzuladenen Datei dem '''Dokumentindex''' entsprechen muss. Ausserdem darf die Datei nicht grösser als 64.000.000 Bytes sein. Grössere Dateien sollten Sie über [[http://wiki.softxs.ch/linthal/ChecklistErstellen#DateihochladendurchWebDAV|WebDAV]] hochladen. 1. Wählen Sie die gewünschte Version, indem Sie im Block '''Versionsliste''', auf einen Eintrag der Spalte '''Rev.''' klicken ''(falls keine Version vorhanden ist, müssen Sie zuerst eine Version erstellen)'' 1. Klicken Sie den Button '''Datei hochladen''' {{attachment:DokumentAschichtButtons.png}} 1. Das Formular '''Datei hochladen''' erscheint == Datei auswählen == 1. Wählen Sie die Art der Datei: Ausgabedatei/Ursprungsdatei 1. Wählen Sie den '''Dateityp''' 1. Klicken Sie auf den Button '''Datei hochladen''' um die gewünschte Datei zum Hochladen auszuwählen * Markieren Sie "Datei umbenennen", falls die Datei nicht den vorausgesetzten Namen hat 1. Klicken Sie auf den Button '''Weiter''' 1. Eine weitere Ansicht erscheint {{attachment:DateiHochladen1.png}} == Bestätigen == 1. Falls Sie mit den Informationen zur Datei einverstanden sind, klicken Sie den Button '''Hochladen''' um den Vorgang des Hochladens fertigzustellen 1. Die Datei wurde hochgeladen und die Detail-Ansicht des Dokuments erscheint {{attachment:DateiHochladen2.png}} Weitere Optionen: * '''Zurück''' - führt zur vorherigen Ansicht * '''Abbrechen''' - bricht den Vorgang ab '''Wichtig:''' Die hochzuladende Datei darf nicht die Grösse von 64 MB überschreiten, um vom System akzeptiert zu werden. = Datei hochladen durch WebDAV = Sie können Dateien direkt auf den DrawMGT-Server in vordefinierten Ordner durch WebDAV kopieren, woher das System die Dateien im Hintergrund holt und zur Versionen zuteilt. Diese Methode ist sehr nützlich, wenn Sie viele oder sehr grosse Dateien hochladen sollen. Die Voraussetzung ist einerseits, dass Sie Zugriff auf die entsprechenden Ordner durch WebDAV haben, anderseits die Versionen sollen schon existieren und keine Dateien sollten zugeordnet sein. (Sehe [[ChecklistWebDAVUpload|Dateien hochladen mit WebDAV]]) == Zugriff auf WebDAV == Falls Sie eine von den Manager-Benutzerrollen (Administrator, Projektmanager, Projektleiter, Projektassistent, Bauleiter, Baustellenmanager, Bauleiterassistent) besitzen, bekommen Sie automatisch die gleiche Loginname und Passwort für WebDAV, wenn Sie Ihr eigenes Passwort in DrawMGT ändern. Für den ersten Zugriff sollten Sie in Windows ein "Netzwerkressource hinzufügen". Bei der Eingabe der Netzwerkadresse benutzen Sie den folgenden URL: https://drawmgt-pswlimmern.axpo.ch/uploads ('''wichtig:''' Es geht mit einem üblichen Internet-Browser nicht!) und geben sie Ihre Loginname und Passwort ein. Danach können Sie Dateien auf den Server kopieren, wie üblich. == Dateien zur Versionen zuordnen == Bitte beachten Sie, dass der Dateiname der hochzuladenden Datei dem '''Dokumentindex''' und '''Versionsindex''' genau entsprechen muss, und zwar in folgendem Format: '''Dokumentindex-Versionsindex.Erweiterung'''. Zum Beispiel: '''LA2-6-00-200-211-09_0001-v02.pdf'''. Die hochzuladende Datei muss in den entsprechenden Ordner kopiert werden, für eine Ursprungsdatei in den Ordner '''src/''' (z.B. src/ZS1), für eine Audgabedatei in den Ordner '''pub/'''. Nachdem die Datei kopiert wurde, das System holt sie in spätesten 5 Minuten. Falls kein Fehler vorkommt, die Datei verschwindet vom Ordner, wohin Sie sie kopiert haben. In dem Fall, wenn etwas nicht korrekt abgelaufen ist, die Datei wird umbenannt, die Zeichenkette '-ERROR' wird zugefügt, und die Fehlermeldung kann man im DrawMGT-System, im Menü '''Administration/Neue Systemereignisse anzeigen''' anschauen. Auch die erfolgreich geladene Dateien erscheinen in der Ereignisliste.