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5. Dokument- und Revisions-Verwaltung

Contents

  1. 5. Dokument- und Revisions-Verwaltung
  2. 5.1 Revision Workflow Assistant
  3. 5.2 Revision Locking
  4. Dokumente
  5. Suche nach Dokumenten
  6. Dokumentenlisten
  7. Dokumenten-Korb
  8. Dokument-Detail-Darstellung
  9. Dokument-Codes
  10. Revisionen
  11. Revisions-Arbeitsabläufe
  12. Revisions-Farben
  13. Hochladen von Metadaten

DrawMGT unterscheidet zwischen einem Dokument und der Revision eines Dokuments. Dies entspricht der in der Bauindustrie üblichen, strengen Kontroll- und Überprüfungspraxis. Jede Revision hat ihren eigenen Arbeitsablauf.

Definitionen

Um ein Dokument oder eine Zeichnung in DrawMGT zu erfassen, muss ein Dokument sowie eine Revision erstellt werden.

5.1 Revision Workflow Assistant

To be completed

5.2 Revision Locking

To be completed

Dokumente

Ein Dokument besteht aus drei Komponenten:

Bevor Sie ein Dokument erstellen:

Die Auswahl des Dokumententyps hat eine Aktualisierung des Eingabe-Formulars zur Folge. Gegeben, Sie haben bereits Eingaben gemacht und wechseln den Dokumententyp, so wechseln Sie das Formular und somit die Eingabe-Felder.

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, haben Sie die Möglichkeit über den Button Speichern und Neue Revision Dokumenten-Information zu speichern und eine Darstellung der Revision aufzurufen, bei welcher bereits mehrere Felder (hauptsächlich der Titel) ausgefüllt sind.

Sie können ein neues Dokument auf folgende Arten erstellen:

Suche nach Dokumenten

Die Dokumenten-Such-Darstellung (Dokumente->Suche) stellt Ihnen eine Vielzahl von Such-Parametern zur Verfügung.

Nachstehende Such-Parameter führen meistens zu einem gewünschten Resultat:

Die Bildschirmsuche ist in folgende Blöcke aufgeteilt:

Dokument Block:

Revision Block:

Statusbericht:

Die Suche beschränkt sich auf den laufenden Vertrag. Falls Sie eine Liste mehrerer laufender Verträge erstellen möchten, so können Sie diese im Dokumenten-Korb zusammenstellen.

Dokumentenlisten

Dokumentenlisten werden angezeigt wenn Sie:

Merkmale und Funktion der Dokumentenliste

Mit dem Metadata-Tabelle herunterladen Button können Sie Dateien im durch Tabulatorzeichen getrennten Format herunterladen und z.B. in Excel importieren.

Wählen Sie zwischen den Optionen "Markierte Dokumente" und "Alle Dokumente" unterhalb der Listen-Darstellung um entweder markierte oder alle Elemente der dargestellten Liste für die Formatierung als Metadata-Tabelle auszuwählen. Wenn Sie Alle Dokumente sowie Metadata-Tabelle herunterladen anklicken, werden alle Elemente aller Seiten ausgewählt.

Dokumenten-Korb

Der Dokumenten-Korb gleicht den Dokumentenlisten, wobei weitere Optionen zur Verfügung stehen, welche auf alle sowie einzeln markierte Dokumente angewendet werden können:

Je nach Benutzerrolle stehen Ihnen möglicherweise einige Buttons nicht zur Verfügung.

Dokument-Detail-Darstellung

Klicken Sie auf ein den Dokumenten- oder Revisionscode eines Dokuments um eine Dokument-Detail-Darstellung zu erhalten, welche Detailinformationen des Dokuments anzeigt.

Auf dem Bildschirm erscheinen alle Informationen (z.B. Metadaten) über ein Dokument sowie alle Revisionen (es können auch keine sein) und weiteren Aufgaben mit dem Dokument verbunden sind.

Die Detail-Darstellung enthält die folgenden Hauptkomponenten:

In der Revisions-Detai-Darstellung wird eine Revisions-Liste angezeigt wobei veraltete Revisions grau dargestellt werden. Sie können die Detailinformationen über die Revision aufrufen, indem Sie auf den Revisions- Code klicken.

Die Spalten in der Revisions-Liste ändert sich je nach Arbeitsablauftyp. Im Allgemeinen werden Informationen über die zwei letzten Arbeitsablaufschritte angezeigt.

Dokument-Codes

Jedem im DrawMGT System gespeicherte Dokument wird ein Dokument-Code zugeordnet. Die Art des Dokuments Code hängt von der Konfiguration des Systems ab und basiert auf:

Ein Dokument-Code besteht aus einer Reihe von Komponenten, von denen jede eine Bedeutung hat. Diese Komponenten können verwendet werden, um Klassifizierungsattribute (und auch anderer Felder) im Dokument zu setzen. Klassifizierungsattribute werden automatisch ausgefüllt, wenn der Speichern- oder Ansehen-Button gedrückt wird. Dies ist eine einzigartige Besonderheit von DrawMGT.

Das Format des Dokuments-Codes ist projektspezifisch. Sie können den Dokumenten-Code eingeben, entweder als Text im oberen Teil des Feldes, oder durch eine Kombination von Dropdown-Menüs und Textfeldern im unteren, grauen Abschnitt des Formulars.

Revisionen

Eine Revision besteht aus drei Komponenten:

So können Sie eine neue Revision kreieren:

Revisions-Arbeitsabläufe

Die Liste der Arbeitsablaufschritte wird durch den Arbeitsablauftyp des Dokuments bestimmt. Bei jedem Schritt besteht die Möglichkeit zur Eingabe eines geplanten, abgeschlossen Datums, der verantwortlichen Person und, für bestimmte Arbeitsschritte, ein Genehmigungsstatus.

Es gelten folgende Einschränkungen zu Arbeitsablaufschritten

Die Listen der verantwortlichen Personen basiert auf den Benutzerrollen. Grundsätzlich gilt: wenn jemand in der Liste erscheinen soll, muss die entsprechende Benutzer-Rolle neu definiert werden.

Der Arbeitsablauftyp für ein Dokument ist abhängig von der Systemkonfiguration. Diese basieren auf:

Die folgenden Arbeitsablauftypen stehen zur Verfügung:

Die Anzeige der Dokumentenliste ändert sich, wenn auf den Link oberhalb der Liste Header geklickt wird, um Informationen über die verschiedenen Arbeitsablaufschritte anzusehen.

Revisions-Farben

Die Farbe der Revision in Listen und Detailansicht-Darstellungen ändert sich je nach Zustand der Arbeitsschritte. Grundsätzlich geht die Farbe von rosarot, gelb, braun und grün, und schließlich zu weiss, wenn der Arbeitsablauf abgeschlossen ist. (Denken Sie an eine Ampel welche von Rot auf Grün wechselt).

Die Farben sind entsprechen dem letzten Schritt des Arbeitsablaufs:

Zusätzliche Farben können verwendet werden, um ungültige und veraltete Revisionen und Dokumente zu kennzeichnen.

Die grauen Farben werden verwendet, um zu verhindern, dass Sie versehentlich mit einem ungültigen oder veralteten Dokument arbeiten. Sie werden gewarnt, wenn Sie dies tun.

Hochladen von Metadaten

Es ist möglich, Dokumente und Revisionen durch das Hochladen von Metadaten zu erstellen. Das Grundkonzept ist eine Tab-getrennte Datei, wie sie von Exel erstellt werden kann, mit Spaltennamen in der ersten Linie der Datei definiert. Das genaue Format wird hier gezeigt.

Die einfachste Möglichkeit, Metadaten-Upload-Datei zu erzeugen ist, ein Metadaten-Datei aus der Dokumenten-Liste vom System herunterladen.

In der Regel erstellen Sie zusätzliche Dokumente und Revisionen durch das Herunterladen von Dateien mit ähnlichen Revisionen, und ändern die heruntergeladene Datei in Excel, um die neuen Dokumente und Revisionen zu definieren. Speichern Sie die Datei im Text-Tab-getrennt-Format.

Sie können Spalten für Felder, die aus dem Zeichnungs-Code abgeleitet werden, oder Spalten, die akzeptierten Standardwerten entsprechen, löschen (siehe Seite Sie Konfigurations-Anleitung für Details).

So laden Sie ein Metadaten-Datei: Verwenden Sie dazu den linken Menüpunkt Dokumente / Zeichnungen - Upload-Metadaten. Auf dem Bildschirm wird eine Auswahl an Datei angezeigt. In einer Checkbox können Sie Formate und Standartwerte auswählen. Normalerweise sollten Sie an den Einstellungen keine Änderungen vornehmen und nur die Upload-Datei wählen.

Der Upload erfolgt in zwei Phasen:

  1. Wenn Sie den Button "Upload" drücken, werden Ihnen in der Datei angezeigt.
  2. Wenn keine Fehler in der Fehlermeldung angezeigt wird, können Sie den Upload im DrawMGT bestätigen. Erst wenn dieser Schritt ausgeführt ist drücken Sie die Schaltfläche "Upload" um auf dem zweiten Bildschirm, die Datei tatsächlich zu laden.

Nachdem der Upload durchgeführt ist, erfolgt die Bestätigung und das hochgeladene Dokumente wird vorgelegt und kann im Dokumentenkorb abgelegt werden.

Es gelten einige Einschränkungen beim Hochladen von Metadaten:

Dokumente (last edited 2010-08-08 13:42:37 by 46-126-153-166)

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