Dokumente und Revisionen

DrawMGT unterscheidet zwischen einem Dokument und der Revision eines Dokuments. Dies entspricht der in der Bauindustrie üblichen strengen Kontroll- und Überprüfungspraxis. Jede Revision hat ihren eigenen Arbeitsablauf.

Definition

• Dokument - Definiert einen vorgemerkter Titel und Klassifizierungs-Informationen, beinhaltet aber nicht Dokumenten-Files (z.B. PDF oder Files in einem anderen Format) oder eine Arbeitsablauf-Informationen.

• Revision - Definiert den aktuellen Titel (Titel können sich geringfügig zwischen den einzelnen Revisionsschritten ändern), Informationen über den Arbeitsablauf und die aktuellen Dokumenten-Dateien werden der Revision zugeordnet.

Dokumente

Ein Dokument besteht aus drei Komponenten:

• Titelblock - enthält Dokumententyp, Dokumentencode, vorgemerkter Titel und möglicherweise weitere Felder. Je nach Dokumenttyp können die Felder leicht ändern.

• Klassifizierungsblock - enthält eine Reihe von Klassifzierungsattribute. Diese helfen bei der Suche nach Dokumenten. Die Klassifzierungsattribute füllen sich, basierend auf Dokumenten-Code, Baulos und Gruppe, in der Regel automatisch aus.

• Arbeitsablauf-Block - zeigt den Klassifizierungsstatus und den Arbeitsablauftyp.

Wenn Sie ein Dokument erstellen, ist es wichtig, dass Sie zuerst:

• Sicher stellen, dass Sie im richtigen Vertrag und in der richtige Gruppe sind

• Wählen Sie den Dokumententyp

Wenn Sie den Dokumenttyp ändern, wird auf dem Bildschirm der neue Dokumententyp angezeigt und alle eingegeben Daten gehen verloren. Diese geschieht, weil verschiedene Dokumenttypen verschiedene Dokumentencodes und Titelblöcke haben können.

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen haben Sie die Option Speichern und Neue Revision, zu drücken. Damit wird die Dokumenten-Information gespeichert. Es wird ein aktueller Revision Bildschirm angezeigt auf dem verschiedene Felder (besonders im Titel) bereits ausgefüllt sind.

Sie können ein neues Dokument erstellen:

• aus dem Hauptmenü - Start mit einem leeren Formular, mit der system-standardmässig Grundeinstellung
• aus einem Dokument-Detailbild – eine Kopie des Dokuments wird angezeigt
• durch das Hochladen von Metadaten – werden mehrere Dokumente und Revisionen miteinander kreiert. (Siehe Kapitel 11)

Suche nach Dokumenten

Bei der Suche nach Dokumenten kann auf dem Bildschirm eine Vielzahl von Daten erscheinen. Die Dokumentensuche kann eingegrenzt werden, wenn eines oder mehrere der folgenden Suchfelder ausgefüllt werden:

• Dokumenttyp
• Dokumentcode
• Titel / vorgemerkter Titel
• Ort
• Arbeitsgattung

Die Bildschirmsuche ist in folgende Blöcke aufgeteilt:

Dokument Block:

• Dokument - Suche nach Dokumentencode oder –titel
• Klassifizierung - für die Suche nach Klassifizierungsattributen
• Arbeitsablauf - für die Suche nach Klassifizierungs-Status oder Art des Arbeitsablauftyps

Revision Block:

• Revision - für die Suche nach der Beschreibung und dem Dateityp.
• Klassifizierung - für die Suche nach Revisionsnummer und Revisionsart
• Arbeitsablauf - für die Suche nach einzelnen Arbeitsablaufschritten die abgeschlossen / oder noch nicht abgeschlossen sind.

Statusbericht:

• Statusbericht - Sie können die Sortierreihenfolge bestimmen und einen optionalen Titel eingeben, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten.

Die Suche ist auf den laufenden Vertrag beschränkt. Falls sie eine Liste von mehreren laufenden Verträgen erstellen möchten, können Sie die entsprechenden Angaben aus dem Documentenkorb zusammenstellen.

Dokumentenlisten

Dokumentenlisten werden angezeigt wenn Sie:

• nach einem Dokument suchen
• Dokumente auflisten
• den „Bauplan-Korb“ anzeigen

Merkmale und Funktion der Dokumentenliste

• Klicken Sie auf Previous, Next und geben Sie die Seitennummer ein um andere Teile der Liste anzusehen.

• Klicken Sie auf die Links oder den Link oberhalb der Liste um das Format zu ändern

• Klicken Sie auf den anzeige Link zum Download oder zur Ansicht der Revisionsdatei???.

• Klicken Sie auf die Links in den Spaltenüberschriften um die Liste zu sortieren.

• Klicken Sie auf Druck format um die Liste auf einer Seite zu sehen. Vorsicht: das kann unter Umständen viel Zeit beanspruchen,

• Klicken Sie auf Dokument- oder Revisions-Code um Einzelheiten des Dokuments zu sehen.

• Klicken Sie Ausw Checkboxes und zum Zum Korb hinzufügen oder Korbinhalt ersetzen um zusätzlichen Datenelemente in das Dokumentkorb einzugeben.

Sie können auch als Metadaten mit der Metedatatabelle herunterladen Taste in eine Datei herunterladen, eine Datei im durch Tabulatorzeichen getrennten Format (geeignet für das Einlesen in Exel). Dies funktioniert entweder auf ausgewählten oder allen Elementen auf der Liste, einschließlich der Elemente auf denjenigen Seiten, die derzeit nicht angezeigt werden.

Dokumenten Korb

Das Dokument legen agiert ähnlich wie Dokument listet. Es bietet auch zusätzliche Funktionen, die im Allgemeinen entweder alle oder ausgewählte Dokumente:

• ZIP File herunterladen - Sie können eine ZIP-Datei herunterladen.

• Ausgewählte aus Korb entfernen - Sie entfernen ein Dokumente aus dem Dokumentenkorb.

• Als erstellt/geprüft/erhalten setzen, Zustimmung-1/2/3/4, Freigabe - lassen Sie einen Arbeitsschritt ausführen.

• Dokumente stornieren/aktivieren - Markiert Dokumente als storniert (veraltet) oder stellt diese wieder her.

• Dokument übermitteln - Erstellen eine neue Vorlage.

Je nach Benutzerrolle stehen Ihnen möglicherweise einige Buttons nicht zur Verfügung.

Dokument Detail Screen

Wenn Sie bei einem Dokument den Dokumentencode oder Revisionscode anklicken, erscheinen auf dem Bildschirm Detailinformationen des Dokuments.

Auf dem Bildschirm erscheinen alle Informationen (z.B. Metadaten) über ein Dokument sowie alle Revisionen (es können auch keine sein) und weiteren Aufgaben mit dem Dokument verbunden sind.

Das Detail-Bildschirm enthält die folgenden Hauptkomponenten:

• Dokument Blöcke: Block-Titel und Klassifizierungs-Informationen
• Buttons für Dokument-Operationen
• Revision Listen - überholt Revisionen werden in grau angezeigt
• Revision Blöcke (für die aktuell ausgewählte Revision) - Titel-Block- und Arbeitsablauf-Informationen
• Buttons für Revision-Operationen
• Aufgaben- und Kommentarlisten – die verknüpft sind mit der Revisionen
• Buttons für Pendenz-/Kommentar-Operationen

Im Revisions-Detailbild wird eine Revisions-Liste angezeigt. Veraltete Revisionen werden grau dargestellt. Sie können die Detailinformationen über die Revision aufrufen, indem Sie auf den Revisions- Code klicken.

Die Spalten in der Liste Revision ändert sich je nach Arbeitsablauftyp. Im Allgemeinen werden Informationen über die zwei letzten Arbeitsablauf-Schritte angezeigt.

Dokument Codes

Jedem im DrawMGT System gespeicherte Dokument wird ein Dokument-Code zugeordnet. Die Art des Dokuments Code hängt von der Konfiguration des Systems ab und basiert auf:

• Dokumenttyp
• Baulos und Arbeitsgruppe

Ein Dokument-Code besteht aus einer Reihe von Komponenten, von denen jede eine Bedeutung hat. Diese Komponenten können verwendet werden, um Klassifizierungsattribute (und auch anderer Felder) im Dokument zu setzen. Klassifizierungsattribute werden automatisch ausgefüllt, wenn der Speichern- oder Ansehen-Button gedrückt wird. Dies ist eine einzigartige Besonderheit des DrawMGT.

Das Format des Dokuments Codes ist projektspezifisch. Sie können den Dokumenten-Code eingeben, entweder als Text im oberen Teil des Feldes, oder durch eine Kombination von Dropdown-Menüs und Textfelder in der unteren, grauen Teil des Formulars.

Revisionen

Eine Revision besteht aus drei Komponenten:

• Titel-Block - Enthält den Revisions-Code, den aktuellen Titel, Links zu den Dokumenten-Ausgabedatei und zu Ursprungsdatei Files.

• Klassifizierungs-Block - Enthält Revisionsnummer und Externreferenz Feld.

• Arbeitsablauf-Block - Enthält eine Reihe von Arbeitsablauf -Schritten. Dieser wird im nächsten Abschnitt beschrieben.

So können Sie eine neue Revision kreieren:

• von der Speichern und Neue Revision Taste auf das neue Dokument-Eingabeformular

• vor der Revision Detail Screen:

  • Neue Revision - Leer Taste - Startet mit einem leeren Formular, möglicherweise mit Grundeinstellungswerten gefüllt.

  • Neue Revision – Kopieren Tase - Kopiert die aktuelle Anzeigte Revision in das Eingabeformular

Revision Arbeitsabläufe

Die Liste der Arbeitsablauf-Schritte wird durch den Arbeitsablauftyp des Dokuments bestimmt. Bei jedem Arbeitsablauf -Schritt besteht die Möglichkeit zur Eingabe eines geplanten, abgeschlossen Datums, der verantwortlichen Person und, für bestimmte Arbeitsschritte, ein Genehmigungsstatus.

Es gelten folgende Einschränkungen zu Arbeitsablaufschritten

• Die Arbeitsablauf -Schritte müssen in der Reihenfolge, in der sie aufgeführt werden abgeschlossen werden. Dies bedeutet: Die Daten müssen vollständig und in chronologischer Reihenfolge eingegeben werden.
• Sie können geplante Termine weglassen (je nach Konfiguration Ihres Systems).

• Sie können nicht vollständige Datensätze überspringen. Wenn ein vollständiges Datum eingegeben wird, gilt der Arbeitsschritt als abgeschlossen. Approval-1-und Genehmigungsplanung-2 Arbeitsablaufschritte können parallel dazu abgeschlossen werden.

• Sie müssen eine verantwortliche Person bezeichnen, wenn das abgeschlossen Datum gesetzt ist.

• Um einen genehmigten Schritt ausführen zu können (d.h. der Status auf etwas anderes als ’offen‘ zu setzen), müssen ein Freigabe-Status gesetzt werden. Wenn die Genehmigung nicht erteilt wird, erscheint das Dokument rot. Der Arbeitsablauf -Schritt kann nicht eingereicht werden.

Die Listen der verantwortlichen Personen basieren auf den Benutzerrollen. Grundsätzlich gilt: wenn jemanden in der Liste erscheinen sollen, müssen die entsprechende Benutzer-Rolle neu definiert werden.

Der Arbeitsablauftyp für ein Dokument ist abhängig von der Systemkonfiguration. Diese basieren auf:

• Dokumenttyp
• Baulos und Arbeitsgruppe.

Die folgenden Arbeitsablauftypen stehen zur Verfügung:

• Typ	Beschreibung
  Ohne	Kein Arbeitsschritt
  Z	Zustimmung1
  ZZ	Zustimmung1-Zustimmung2
  E	Erstellen
  EZ	Erstellen-Zustimmung1
  EZZ	Erstellen-Zustimmung1-Zustimmung2
  EPZ	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1
  EPZZ	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2
  EPZZZ	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3
  EPZZZZ	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Zustimmung4
  EPZZZZF	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Zustimmung4-Freigeben
  EPZZZZFV	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Zustimmung4-Freigeben-Submit
  EPZZZZV	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Zustimmung4-Submit
  EPZZZV	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Submit
  EPZZV	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Submit
  EPZV	Erstellen-Prüfen-Zustimmung1-Submit
  H	Erhalten
  HZ	Erhalten-Zustimmung1
  HZZ	Erhalten-Zustimmung1-Zustimmung2
  HPZ	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1
  HPZZ	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2
  HPZZZ	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3
  HPZZZZ	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Zustimmung4
  HPZZZZF	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Zustimmung4-Freigeben
  HPZZZZFV	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Zustimmung4-Freigeben-Submit
  HPZZZZV	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Zustimmung4-Submit
  HPZZZV	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Zustimmung3-Submit
  HPZZV	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1-Zustimmung2-Submit
  HPZV	Erhalten-Prüfen-Zustimmung1-Submit

Die Anzeige des Dokumentenliste ändert sich, wenn auf den Link oberhalb der Liste Header geklickt wird, um Informationen über die verschiedenen Arbeitsablauf -Schritte anzusehen.

Revision Farben

Die Farbe der Revision in Listen und Detailansichten Bildschirmen ändert sich je nach Zustand der Arbeitsschritte. Grundsätzlich geht die Farbe von rosarot, gelb, braun und grün, und schließlich zu weiss, wenn der Arbeitsablauf abgeschlossen ist. (Denken Sie an eine Ampel gehen Sie von Rot zu Grün).

Die Farben sind nach dem letzten Schritt, der Arbeitsablauf:

• Farbe	Beschreibung
  Rosa	Kein Arbeitsschritt abgeschlossen
  Gelb	Erstellt oder Erhalten Schritt ausgeführt. Prüfung und Genehmigung erforderlich
  Braun	Geprüft. Genehmigung erforderlich.
  Grün	Alle Genehmigungen erteilt. Ausgabedatei hochgeladen.
  Rot	Abgelehnt.
  Weiss	Arbeitsablauf abgeschlossen.

Zusätzliche Farben können verwendet werden, um ungültige und veraltete Revisionen und Dokumente zu kennzeichnen.

• Farbe	Beschreibung
  Hellgrau	Ungültige Revision
  Dunkelgrau	Veraltetes Dokument

Die grauen Farben werden verwendet, um zu verhindern, dass Sie versehentlich mit einem ungültigen oder veralteten Dokument arbeiten. Sie werden gewarnt, wenn Sie dies tun.

Hochladen von Metadaten

Es ist möglich, Dokumente und Revisionen durch das Hochladen von Metadaten zu erstellen. Das Grundkonzept ist eine Tab-getrennte Datei, wie sie von Exel erstellt werden kann, mit Spaltennamen in der ersten Linie der Datei definiert. Das genaue Format wird hier gezeigt.

Die einfachste Möglichkeit, Metadaten-Upload-Datei zu erzeugen ist, ein Metadaten-Datei aus dem Dokumenten-Liste vom das System herunterladen. In der Regel erstellen Sie zusätzliche Dokumente und Revisionen durch das Herunterladen von Dateien mit ähnlichen Revisionen, dann die heruntergeladene Datei mit Excel ändern, um die neuen Dokumente und Revisionen zu definieren. Speichern Sie die Datei im Text-Tab-getrennt-Format.

Sie können Spalten für Felder, die aus dem Zeichnungs-Code abgeleitet werden, oder aus Spalten, die akzeptierten Standardwerte löschen (siehe Seite Sie Konfigurations-Anleitung für Details).

So laden Sie ein Metadaten-Datei: Verwenden Sie dazu den linken Menüpunkt Dokumente / Zeichnungen - Upload-Metadaten. Auf dem Bildschirm wird eine Auswahl an Datei angezeigt. In einer Checkbox können Sie Formate und Standartwerte auswählen. Normalerweise sollten Sie an den Einstellungen keine Änderungen vornehmen und nur die Upload-Datei wählen.

Der Upload erfolgt in zwei Phasen:

1. Wenn Sie den Button "Upload" drücken, werden Ihnen in der Datei angezeigt.
2. Wenn keine Fehler in der Fehlermeldung angezeigt wird, können Sie den Upload im DrawMGT bestätigen. Erst wenn dieser Schritt ausgeführt ist drücken Sie die Schaltfläche "Upload" um auf dem zweiten Bildschirm, die Datei tatsächlich zu laden.

Nachdem der Upload durchgeführt ist, erfolgt die Bestätigung und das hochgeladene Dokumente vorgelegt und kann im Dokumentenkorb abgelegt werden.

Es gelten einige Einschränkungen beim Hochladen von Metadaten:

• Sie können nur Dokumente für den aktuellen Vertrag hochladen / ändern
• Sie können maximal 100 Datenelemente hochladen. Wenn Ihre Datei grösser ist, müssen Sie in mehreren Schritten hochladen. (vergessen Sie nicht die Header-Zeile zu Beginn jeder Datei.)