• Dokumente

Dokumente und Revisionen

DrawMGT unterscheidet zwischen einem Dokument und der Revision eines Dokuments. Dies entspricht der in der Bauindustrie üblichen strengen Kontroll- und Überprüfungspraxis. Jede Revision hat ihren eigenen Arbeitsablauf.

Definition

• Dokumente - Definiert einen vorgemerkter Titel und Klassifizierungs-Informationen, beinhaltet aber nicht Dokumenten-Files (z.B. PDF oder Files in einem anderen Format) oder eine Arbeitsablauf-Informationen.

• Revision - Definiert den aktuellen Titel (Titel können sich geringfügig zwischen den einzelnen Revisionsschritten ändern), Informationen über den Arbeitsablauf und die aktuellen Dokumenten-Dateien werden der Revision zugeordnet.

Dokumente

Ein Dokument besteht aus drei Komponenten:

• Titelblock - enthält Dokumententyp, Dokumentencode, vorgemerkter Titel und möglicherweise weitere Felder. Je nach Dokumenttyp können die Felder leicht ändern.

• Klassifizierungsblock - enthält eine Reihe von Klassifzierungsattribute. Diese helfen bei der Suche nach Dokumenten. Die Klassifzierungsattribute füllen sich, basierend auf Dokumenten-Code, Baulos und Gruppe, in der Regel automatisch aus.

• Arbeitsablauf-Block - zeigt den Klassifizierungsstatus und den Arbeitsablauftyp.

Wenn Sie ein Dokument erstellen, ist es wichtig, dass Sie zuerst:

• Sicher stellen, dass Sie im richtigen Vertrag und in der richtige Gruppe sind

• Wählen Sie den Dokumententyp

Wenn Sie den Dokumenttyp ändern, wird auf dem Bildschirm der neue Dokumententyp angezeigt und alle eingegeben Daten gehen verloren. Diese geschieht, weil verschiedene Dokumenttypen verschiedene Dokumentencodes und Titelblöcke haben können.

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen haben Sie die Option Speichern und Neue Revision, zu drücken. Damit wird die Dokumenten-Information gespeichert. Es wird ein aktueller Revision Bildschirm angezeigt auf dem verschiedene Felder (besonders im Titel) bereits ausgefüllt sind.

Sie können ein neues Dokument erstellen:

• aus dem Hauptmenü - Start mit einem leeren Formular, mit der system-standardmässig Grundeinstellung
• aus einem Dokument-Detailbild – eine Kopie des Dokuments wird angezeigt
• durch das Hochladen von Metadaten – werden mehrere Dokumente und Revisionen miteinander kreiert. (Siehe Kapitel 11)

Suche nach Dokumenten

Bei der Suche nach Dokumenten kann auf dem Bildschirm eine Vielzahl von Daten erscheinen. Die Dokumentensuche kann eingegrenzt werden, wenn eines oder mehrere der folgenden Suchfelder ausgefüllt werden:

• Dokumenttyp
• Dokumentcode
• Titel / vorgemerkter Titel
• Ort
• Arbeitsgattung

Die Bildschirmsuche ist in folgende Blöcke aufgeteilt:

Dokumenten Blöcke:

• Dokument - Suche nach Dokumentencode oder –titel
• Klassifizierung - für die Suche nach Klassifizierungsattributen
• Arbeitsablauf - für die Suche nach Klassifizierungs-Status oder Art des Arbeitsablauftyps

Revision Blöcke:

• Revision - für die Suche nach der Beschreibung und dem Dateityp.
• Klassifizierung - für die Suche nach Revisionsnummer und Revisionsart
• Arbeitsablauf - für die Suche nach einzelnen Arbeitsablaufschritten die abgeschlossen / oder noch nicht abgeschlossen sind.

Statusbericht:

• Statusbericht - Sie können die Sortierreihenfolge bestimmen und einen optionalen Titel eingeben, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten.

Die Suche ist auf den laufenden Vertrag beschränkt. Falls sie eine Liste von mehreren laufenden Verträgen erstellen möchten, können Sie die entsprechenden Angaben aus dem Documentenkorb zusammenstellen.

Dokumentenlisten

Dokumentenlisten werden angezeigt wenn Sie:

• nach einem Dokument suchen
• Dokumente auflisten
• den „Bauplan-Korb“ anzeigen

Merkmale und Funktion der Dokumentenliste

• Klicken Sie auf Previous, Next und geben Sie die Seitennummer ein um andere Teile der Liste anzusehen.

• Klicken Sie auf die Links oder den Link oberhalb der Liste um das Format zu ändern

• Klicken Sie auf den anzeige Link zum Download oder zur Ansicht der Revisionsdatei???.

• Klicken Sie auf die Links in den Spaltenüberschriften um die Liste zu sortieren.

• Klicken Sie auf Druck format um die Liste auf einer Seite zu sehen. Vorsicht: das kann unter Umständen viel Zeit beanspruchen,

• Klicken Sie auf Dokument- oder Revisions-Code um Einzelheiten des Dokuments zu sehen.

• Klicken Sie Ausw Checkboxes und zum Zum Korb hinzufügen oder Korbinhalt ersetzen um zusätzlichen Datenelemente in das Dokumentkorb einzugeben.

Sie können auch als Metadaten mit der Metedatatabelle herunterladen Taste in eine Datei herunterladen, eine Datei im durch Tabulatorzeichen getrennten Format (geeignet für das Einlesen in Exel). Dies funktioniert entweder auf ausgewählten oder allen Elementen auf der Liste, einschließlich der Elemente auf denjenigen Seiten, die derzeit nicht angezeigt werden.

Dokumenten Korb

Das Dokument legen agiert ähnlich wie Dokument listet. Es bietet auch zusätzliche Funktionen, die im Allgemeinen entweder alle oder ausgewählte Dokumente:

• ZIP File herunterladen - Sie können eine ZIP-Datei herunterladen.

• Ausgewählte aus Korb entfernen - Sie entfernen ein Dokumente aus dem Dokumentenkorb.

• Als erstellt/geprüft/erhalten setzen, Zustimmung-1/2/3/4, Freigabe - lassen Sie einen Arbeitsschritt ausführen.

• Dokumente stornieren/aktivieren - Markiert Dokumente als storniert (veraltet) oder stellt diese wieder her.

• Dokument übermitteln - Erstellen eine neue Vorlage.

Je nach Benutzerrolle stehen Ihnen möglicherweise einige Buttons nicht zur Verfügung.

Dokument Detail Screen

Wenn Sie bei einem Dokument den Dokumentencode oder Revisionscode anklicken, erscheinen auf dem Bildschirm Detailinformationen des Dokuments.

Auf dem Bildschirm erscheinen alle Informationen (z.B. Metadaten) über ein Dokument sowie alle Revisionen (es können auch keine sein) und weiteren Aufgaben mit dem Dokument verbunden sind.

Das Detail-Bildschirm enthält die folgenden Hauptkomponenten:

• Dokument Blöcke: Block-Titel und Klassifizierungs-Informationen
• Buttons für Dokument-Operationen
• Revision Listen - überholt Revisionen werden in grau angezeigt
• Revision Blöcke (für die aktuell ausgewählte Revision) - Titel-Block- und Arbeitsablauf-Informationen
• Buttons für Revision-Operationen
• Aufgaben- und Kommentarlisten – die verknüpft sind mit der Revisionen
• Buttons für Pendenz-/Kommentar-Operationen

Im Revisions-Detailbild wird eine Revisions-Liste angezeigt. Veraltete Revisionen werden grau dargestellt. Sie können die Detailinformationen über die Revision aufrufen, indem Sie auf den Revisions- Code klicken.

Die Spalten in der Liste Revision ändert sich je nach Arbeitsablauftyp. Im Allgemeinen werden Informationen über die zwei letzten Arbeitsablauf-Schritte angezeigt.