| Deletions are marked like this. | Additions are marked like this. |
| Line 1: | Line 1: |
| '''[[Introduction|Back]] Introduction -- [[BasicConcepts|Next]] Basic Concepts''' | '''[[Introduction|Back]] Introduction -- [[BasicConcepts|Next]] Basic Concepts -- [[SystemOverview|English]] English Version''' |
| Line 5: | Line 5: |
| = System Overview = | = DrawMGT Rendszer Áttekintés = |
| Line 9: | Line 9: |
|
To use DrawMGT you need a web browser, an Internet connection, and the web address (URL) of your project~Rs DrawMGT system. You also need a login name and password to access the system. The login name determines which documents and tasks you are allowed to view, and which operations you are allowed to perform. |
A DrawMGT használatához internet böngészőre, internet kapcsolatra és az adott project DrawMGT rendszerének címére (URL) van szükség. A rendszerhez történő hozzáféréshez login névvel és jelszóval kell rendelkezni. A login név meghatározza mely dokumentumokat és feladatokat lehet megtekinteni, illetve, hogy milyen műveletek elvégzése engedélyezett. |
| Line 14: | Line 11: |
| = DrawMGT Screen Layout = | = DrawMGT Képernyő Elrendezés = |
| Line 16: | Line 13: |
| The main DrawMGT screen is shown below. | A DrawMGT fő képernyője itt látható. |
| Line 21: | Line 18: |
|
* Header - With the project name, and status information on right-hand side. * Horizontal menu - A menu containing frequently used commands. * Left-hand menu - The main system menu, organized by categories. * Main page area - Where document, tasks, forms and other information is displayed. |
* Fejléc - Projekt neve és státusz információ a jobb oldalon. * Horizontalis menü - Ez a menü tartalmazza a leggyakrabban használt utasításokat. * Bal oldali menü - Fő rendszer menü, kategóriákba rendezve. * Fő munka ablak - Ahol a dokumentumok, feladatok, formok és egyéb információk megjelennek. |
| Line 26: | Line 23: |
|
The header and left-hand menu can be collapsed/expanded using the plus/minus boxes. This gives you more space in the main page area. When you press on a plus/minus box the operation happens immediately, and the main page area is not changed (apart from making it larger/smaller). |
A fejlécet és a bal oldali menüt be lehet csukni ill. ki lehet nyitni a plusz/minusz gombok segítségével. Ezáltal nagyobb helyet biztosíthatunk a fő munka ablak számára, A plusz/minusz gomb megnyomására művelet azonnal végrehajtódik anélkül, hogy a munka ablak megváltozna, elteknitve attól, hogy kisebb ill. nagyobb lesz. A bal oldali menű fő kategóriái szintén becsukhatóak ill. kinyithatóak. |
| Line 30: | Line 25: |
| The main categories of left-hand menu can also be collapsed/ expanded. | = Dokumentumok és Kiadások (Revisions) = |
| Line 32: | Line 27: |
| = Documents and Revisions = | DrawMGT lehetővé teszi dokumentumok tárolását és visszanyerését. A dokumentum típusok, a számozási rendszer és a dokumentumokon végzett munka folymat lépései a rendszer konfiguráció során kerülnek definiálásra. A rendszer konfiguráció az adott projekt struktúráját és eljárásait tükrözi. |
| Line 34: | Line 29: |
|
DrawMGT allows you to store and retrieve documents. The types of documents, the document numbering systems, and the workflow steps that are performed on them are defined in the system configuration. The system configuration reflects your project's structure and procedures. |
Egy dokumentum a dokumentum kódból, tervezett fejlécből (planned title) és a hozzá rendelt osztályozási információból (classification) áll. Az aktuális dokumentum fájl és a munka folyamat a kiadással (DrawMGT terminológiában - Revision) tárolódik. Tehát annak érdekében, hogy egy fájlt elhelyezzünk a rendszerben, minimum egy-egy dokumentumot és kiadást is létre kell hozni. |
| Line 38: | Line 31: |
|
A document has a document number, a planned title and engineering classification information associated with it. The actual document file and workflow is stored in a revision. Thus, in order to place a file on the system you need to create both a document and a revision. |
DrawMGT az aktuális dokumntum fájltól elkülönítve tárolja a dokumentum fejlécet és egyéb leíró információkat, beleértve az osztályozást is. Ezeket az információkat híjuk meta adatoknak, és ez az alapja a dokumentumok iktatásának és keresésének. |
| Line 42: | Line 33: |
|
DrawMGT stores the document title and other description information, including classification information, separate from the actual document. This information is called metadata and is the basis for filing and searching for documents. |
Egy dokumentumnak egy vagy több, vagy akár nulla kiadása is lehet. Minden kiadásnak saját munka folyamat lépései vannak, ahogy a dokumentum típus meghatározza, és saját fájlja. Dokumentumot és kiadást fájl nélkül is lehet definiálni. Ez lehetővé teszi dokumentum ill. rajz lista készítését, és a dokumentumok elkészítésének, módosításának kezelését. |
| Line 46: | Line 35: |
|
Documents can have multiple (or zero) revisions. Each revision has its own set of workflow steps, as defined by the document's type, and its own file. Document and revisions can be defined without a file being present. This allows you to create document/drawing lists, and manage their production and updating. |
A dokumentum fájl egy kiadáshoz kerül feltöltésre és hozzárendelésre. Ha később megtejintjük a dokumentumot, a fájl a böngészőbe kerül letöltésre. Ez azt jelenti, hogy a fájl megtekintéséhez szükséges szoftvernek installálva kell lennie a munkaállomáson. Mivel a legtöbb projekt PDF fájlokkal dolgozik, ez ritkán jelent problémát. |
| Line 51: | Line 37: |
|
The document file is uploaded and attached to a revision. When you later view the document, the same file is downloaded to your browser. This means that you must have the software necessary to view the file installed on your PC. As most projects use PDF files, which open directly in all browsers, this is rarely a problem. |
A rendszer automatikusan védelmet nyújt régi, vagy jövőbeli kiadások megnyitása ellen, mivel azok más színnel jelennek meg ill. figyelmeztető üzenetek hívják fel a figyelmet. |
| Line 56: | Line 39: |
|
The system automatically prevents you accidentally opening older or future revision of a document by showing them in different color and with a warning message if trying to open them. |
|
| Line 61: | Line 42: |
| = Tasks = | = Feladatok és Kommentárok (Tasks and Comments) = |
| Line 63: | Line 44: |
|
Tasks are to-do and informational items that can be attached to revisions. The basic information in a task includes: |
Feladatok és kommentárok (DrawMGT terminológiában Tasks) alatt tennivalókat ill. informális elemeket értünk, melyeket kiadásokhoz lehet hozzárendelni. Egy feladat alapvető információi a következőek: |
| Line 66: | Line 46: |
|
* Short title and summary description. * Workflow information: status, priority, due date, assign to, etc. * Engineering classification. * A list of attached documents. |
* Rövid cím és összegzés. * Munka folyamat információ: státusz, prioritás, esedékesség, felelős, stb. * osztályozás (classification). * Hozzárendelt dokumentumok listája. |
| Line 73: | Line 53: |
|
You can attach multiple notes and files to tasks and comments. The notes are typically used to record discussion (notes, questions, responses, alerts) associated with the task. Each note can additionally have a file attached to it. This file is not a treated as document (meaning you cannot explicitly search for it). The files attached to tasks usually contain supporting information helpful for resolving the task. They could include photographs, scans of redlined drawings, copies of emails, etc. |
Több feljegyzést és fájlt is lehet feladatokhoz és kommentárokhoz csatolni. A feljegyzéseket tipikusan feladatokhoz rendelt viták, események (megjegyzések, kérdések, válaszok, figyelmeztetések) rögzítésére hsaználhatjuk. Minden feljegyzéshez továbbá egy fájlt is lehet csatolni. Ez a fájl nem tekintendő dokumentumnak, azaz nem lehet rá keresni. A csatolt fájl szokásosan hasznos információkat tartalmaz az adott feladat elvégzéséhez. Például tartalmazhatnak fotókat, jelzésekkel ellátott szkennelt rajzokat, email-ek másolatát, stb. |
| Line 81: | Line 58: |
|
A comment is simply an information item, e.g. the descriptive information, with workflow. This allows you to attach information notes to documents or groups of documents. |
Egy kommentár lehet egy egyszerű információ, munka folyamattal. Ez lehetővé teszi, hogy információt rendeljen egy dokumentumhoz, vagy egy csoprt dokumentumhoz. |
| Line 84: | Line 60: |
| The types of tasks, and their associated workflows are defined in your project's configuration. | A feladat típusokat és a hozzájuk rendelt fejléc formátumokat ill. munka folyamat lépéseket az adott projekt konfigurációja határozza meg. |
| Line 86: | Line 62: |
| DrawMGT lehetővé teszi, hogy bizonyos feladatokra, vagy feladatok csoportjára előfizessen, vagyis |
Back Introduction -- Next Basic Concepts -- English English Version
DrawMGT Rendszer Áttekintés
Contents
A DrawMGT használatához internet böngészőre, internet kapcsolatra és az adott project DrawMGT rendszerének címére (URL) van szükség. A rendszerhez történő hozzáféréshez login névvel és jelszóval kell rendelkezni. A login név meghatározza mely dokumentumokat és feladatokat lehet megtekinteni, illetve, hogy milyen műveletek elvégzése engedélyezett.
DrawMGT Képernyő Elrendezés
A DrawMGT fő képernyője itt látható.
- Fejléc - Projekt neve és státusz információ a jobb oldalon.
- Horizontalis menü - Ez a menü tartalmazza a leggyakrabban használt utasításokat.
- Bal oldali menü - Fő rendszer menü, kategóriákba rendezve.
- Fő munka ablak - Ahol a dokumentumok, feladatok, formok és egyéb információk megjelennek.
A fejlécet és a bal oldali menüt be lehet csukni ill. ki lehet nyitni a plusz/minusz gombok segítségével. Ezáltal nagyobb helyet biztosíthatunk a fő munka ablak számára, A plusz/minusz gomb megnyomására művelet azonnal végrehajtódik anélkül, hogy a munka ablak megváltozna, elteknitve attól, hogy kisebb ill. nagyobb lesz. A bal oldali menű fő kategóriái szintén becsukhatóak ill. kinyithatóak.
Dokumentumok és Kiadások (Revisions)
DrawMGT lehetővé teszi dokumentumok tárolását és visszanyerését. A dokumentum típusok, a számozási rendszer és a dokumentumokon végzett munka folymat lépései a rendszer konfiguráció során kerülnek definiálásra. A rendszer konfiguráció az adott projekt struktúráját és eljárásait tükrözi.
Egy dokumentum a dokumentum kódból, tervezett fejlécből (planned title) és a hozzá rendelt osztályozási információból (classification) áll. Az aktuális dokumentum fájl és a munka folyamat a kiadással (DrawMGT terminológiában - Revision) tárolódik. Tehát annak érdekében, hogy egy fájlt elhelyezzünk a rendszerben, minimum egy-egy dokumentumot és kiadást is létre kell hozni.
DrawMGT az aktuális dokumntum fájltól elkülönítve tárolja a dokumentum fejlécet és egyéb leíró információkat, beleértve az osztályozást is. Ezeket az információkat híjuk meta adatoknak, és ez az alapja a dokumentumok iktatásának és keresésének.
Egy dokumentumnak egy vagy több, vagy akár nulla kiadása is lehet. Minden kiadásnak saját munka folyamat lépései vannak, ahogy a dokumentum típus meghatározza, és saját fájlja. Dokumentumot és kiadást fájl nélkül is lehet definiálni. Ez lehetővé teszi dokumentum ill. rajz lista készítését, és a dokumentumok elkészítésének, módosításának kezelését.
A dokumentum fájl egy kiadáshoz kerül feltöltésre és hozzárendelésre. Ha később megtejintjük a dokumentumot, a fájl a böngészőbe kerül letöltésre. Ez azt jelenti, hogy a fájl megtekintéséhez szükséges szoftvernek installálva kell lennie a munkaállomáson. Mivel a legtöbb projekt PDF fájlokkal dolgozik, ez ritkán jelent problémát.
A rendszer automatikusan védelmet nyújt régi, vagy jövőbeli kiadások megnyitása ellen, mivel azok más színnel jelennek meg ill. figyelmeztető üzenetek hívják fel a figyelmet.
Feladatok és Kommentárok (Tasks and Comments)
Feladatok és kommentárok (DrawMGT terminológiában Tasks) alatt tennivalókat ill. informális elemeket értünk, melyeket kiadásokhoz lehet hozzárendelni. Egy feladat alapvető információi a következőek:
- Rövid cím és összegzés.
- Munka folyamat információ: státusz, prioritás, esedékesség, felelős, stb.
- osztályozás (classification).
- Hozzárendelt dokumentumok listája.
Több feljegyzést és fájlt is lehet feladatokhoz és kommentárokhoz csatolni. A feljegyzéseket tipikusan feladatokhoz rendelt viták, események (megjegyzések, kérdések, válaszok, figyelmeztetések) rögzítésére hsaználhatjuk. Minden feljegyzéshez továbbá egy fájlt is lehet csatolni. Ez a fájl nem tekintendő dokumentumnak, azaz nem lehet rá keresni. A csatolt fájl szokásosan hasznos információkat tartalmaz az adott feladat elvégzéséhez. Például tartalmazhatnak fotókat, jelzésekkel ellátott szkennelt rajzokat, email-ek másolatát, stb.
Egy kommentár lehet egy egyszerű információ, munka folyamattal. Ez lehetővé teszi, hogy információt rendeljen egy dokumentumhoz, vagy egy csoprt dokumentumhoz.
A feladat típusokat és a hozzájuk rendelt fejléc formátumokat ill. munka folyamat lépéseket az adott projekt konfigurációja határozza meg.
DrawMGT lehetővé teszi, hogy bizonyos feladatokra, vagy feladatok csoportjára előfizessen, vagyis DrawMGT allows you to specify interest in tasks, or groups of tasks, so that you are sent an email each time a task is created or updated. The criteria for sending the email is defined in the project's configuration and user roles.
Submittals
Submittals are document transmittals. The are typically the final step of document production. A submittal represents the release of a document (e.g. for construction), and can only occur once per document revision.
A submittal is the automatic distribution of groups of documents that have all been approved. When a submittal is transmitted, DrawMGT sends an email containing a PDF formatted cover letter, with a list of the documents. The email is sent to the submittal recipients, which are defined via user roles, based on the contract and working group in which the submittal was created.
You can view submittals on DrawMGT and also download ZIP files, which contain all the documents belonging to a particular submittal. This makes it easy for contractors and site personnel to get copies of released documents.
Folders and Groups
All documents and tasks in DrawMGT belong to a contract, and can optionally belong to a working group. The contracts and groups form a hierarchy:
- Folders
- Groups
The contracts and groups define:
- Who is able to view the documents and tasks; via user roles assigned to folders and groups.
- The range of some of the engineering classifiers (primarily locations and work-types).
Users and User Roles
In order to use DrawMGT you must have a login. Attached to your login are user roles, which define what project data you are allowed to see and what operations you can perform. The user roles are the link between your login id and the project's folders and groups.
Classification
All documents and tasks can have engineering classification information (tags) assigned to them. This allows you to file and later find them. The engineering classification information includes:
- Folders and group
- Project phase, work category
- Engineering discipline, location and work type
- Alignment, chainage, elevation
- Company
In many cases the engineering classification is automatically assigned to documents and tasks, based on the folders and group. Engineering classification for documents can also be automatically assigned based on the document code.
Note that the actual classification displayed in you DrawMGT system may differ slightly from the fields displayed in this manual. See your site configuration guide for an explanation of the differences.
Workflows
Each revision and tasks has workflow information, which records a planned date, an actual completed data and who is responsible.
Workflows for documents can include the following steps:
- designed
- drafted
- received
- checked
- approved (1, 2, 3, 4) - includes an approval status
- released
- submitted
Workflow steps for tasks record include:
- issuer, assigned to, delegated to
- status
- priority, importance
- issue date, due date, completed date
- effort to date, effort to go
Metadata
See: MetadataFormat
Metadata refers to the information about documents that is stored separately from the documents. As an analogy, you can think of metadata as the information stored on the library card that belongs to the document. Metadata is used to organize and file documents, and also as the basis for searching for them. The metadata includes:
- titles and summary information
- classification information
- workflow information
You can upload and download metadata to DrawMGT. This is the most efficient way of entering large amounts of data into DrawMGT. You upload metadata when you want to manage documents lists, before the documents are created. You download metadata when you want use the information for sophisticated reporting or pass the information to other systems for further processing.
Most DrawMGT users do not need to worry about working with metadata.
The procedures and file format is described in MetadataFormat.