Back Introduction -- Next Basic Concepts -- English English Version

DrawMGT Rendszer Áttekintés

A DrawMGT használatához internet böngészőre, internet kapcsolatra és az adott project DrawMGT rendszerének címére (URL) van szükség. A rendszerhez történő hozzáféréshez login névvel és jelszóval kell rendelkezni. A login név meghatározza mely dokumentumokat és feladatokat lehet megtekinteni, illetve, hogy milyen műveletek elvégzése engedélyezett.

DrawMGT Képernyő Elrendezés

A DrawMGT fő képernyője itt látható.

• Fejléc - Projekt neve és státusz információ a jobb oldalon.
• Horizontalis menü - Ez a menü tartalmazza a leggyakrabban használt utasításokat.
• Bal oldali menü - Fő rendszer menü, kategóriákba rendezve.
• Fő munka ablak - Ahol a dokumentumok, feladatok, formok és egyéb információk megjelennek.

A fejlécet és a bal oldali menüt be lehet csukni ill. ki lehet nyitni a plusz/minusz gombok segítségével. Ezáltal nagyobb helyet biztosíthatunk a fő munka ablak számára, A plusz/minusz gomb megnyomására művelet azonnal végrehajtódik anélkül, hogy a munka ablak megváltozna, elteknitve attól, hogy kisebb ill. nagyobb lesz. A bal oldali menű fő kategóriái szintén becsukhatóak ill. kinyithatóak.

Dokumentumok és Kiadások (Revisions)

DrawMGT lehetővé teszi dokumentumok tárolását és visszanyerését. A dokumentum típusok, a számozási rendszer és a dokumentumokon végzett munka folymat lépései a rendszer konfiguráció során kerülnek definiálásra. A rendszer konfiguráció az adott projekt struktúráját és eljárásait tükrözi.

Egy dokumentum a dokumentum kódból, tervezett fejlécből (planned title) és a hozzá rendelt osztályozási információból (classification) áll. Az aktuális dokumentum fájl és a munka folyamat a kiadással (DrawMGT terminológiában - Revision) tárolódik. Tehát annak érdekében, hogy egy fájlt elhelyezzünk a rendszerben, minimum egy-egy dokumentumot és kiadást is létre kell hozni.

DrawMGT az aktuális dokumntum fájltól elkülönítve tárolja a dokumentum fejlécet és egyéb leíró információkat, beleértve az osztályozást is. Ezeket az információkat híjuk meta adatoknak, és ez az alapja a dokumentumok iktatásának és keresésének.

Egy dokumentumnak egy vagy több, vagy akár nulla kiadása is lehet. Minden kiadásnak saját munka folyamat lépései vannak, ahogy a dokumentum típus meghatározza, és saját fájlja. Dokumentumot és kiadást fájl nélkül is lehet definiálni. Ez lehetővé teszi dokumentum ill. rajz lista készítését, és a dokumentumok elkészítésének, módosításának kezelését.

A dokumentum fájl egy kiadáshoz kerül feltöltésre és hozzárendelésre. Ha később megtejintjük a dokumentumot, a fájl a böngészőbe kerül letöltésre. Ez azt jelenti, hogy a fájl megtekintéséhez szükséges szoftvernek installálva kell lennie a munkaállomáson. Mivel a legtöbb projekt PDF fájlokkal dolgozik, ez ritkán jelent problémát.

A rendszer automatikusan védelmet nyújt régi, vagy jövőbeli kiadások megnyitása ellen, mivel azok más színnel jelennek meg ill. figyelmeztető üzenetek hívják fel a figyelmet.

Feladatok és Kommentárok (Tasks and Comments)

Feladatok és kommentárok (DrawMGT terminológiában Tasks) alatt tennivalókat ill. informális elemeket értünk, melyeket kiadásokhoz lehet hozzárendelni. Egy feladat alapvető információi a következőek:

• Rövid cím és összegzés.
• Munka folyamat információ: státusz, prioritás, esedékesség, felelős, stb.
• osztályozás (classification).
• Hozzárendelt dokumentumok listája.

  • 

Több feljegyzést és fájlt is lehet feladatokhoz és kommentárokhoz csatolni. A feljegyzéseket tipikusan feladatokhoz rendelt viták, események (megjegyzések, kérdések, válaszok, figyelmeztetések) rögzítésére hsaználhatjuk. Minden feljegyzéshez továbbá egy fájlt is lehet csatolni. Ez a fájl nem tekintendő dokumentumnak, azaz nem lehet rá keresni. A csatolt fájl szokásosan hasznos információkat tartalmaz az adott feladat elvégzéséhez. Például tartalmazhatnak fotókat, jelzésekkel ellátott szkennelt rajzokat, email-ek másolatát, stb.

Egy kommentár lehet egy egyszerű információ, munka folyamattal. Ez lehetővé teszi, hogy információt rendeljen egy dokumentumhoz, vagy egy csoport dokumentumhoz.

A feladat típusokat és a hozzájuk rendelt fejléc formátumokat ill. munka folyamat lépéseket az adott projekt konfigurációja határozza meg.

DrawMGT lehetővé teszi, hogy a felhasználó bizonyos feladatokra, vagy feladatok csoportjára előfizessen, vagyis minden alkalommal email-t kaphat amikor új feladat keletkezik, vagy egy feladatot módosítanak. Az email küldés feltételet a projekt konfiguráció és a felhasználói szerepek határozzák meg.

Közzététel (Submittals)

Közzététel (DrawMGT terminológiában - Submittals) tulajdonképpen dokumentum továbbítás. Ez tipikusan a dokument előállítás utolsó lépése. Közzététel a dokumentum végleges kibocsájtását jelenti (pl. kivitelezésre) és csak egyszer történhet egy kiadás életében.

A közzététel jóváhagyott dokumentumok csoportjának automatikus szétküldése. Közzététel postázásakor a rendszer PDF formátumú fedő lapot küld email-ben a dokumentumok listájával együtt. Az email-ek a közzétételek címzetteinek lesznek küldve, akik megfelelő felhasználó szereppel rendelkeznek abban a könyvtárban (DrawMGT terminológiában - Folder) és csoportban, amelyben a közzététel készült.

A közzétételek megtekinthetőek a DrawMGT rendszerben, ill. a dokumentumok, melyek egy adott közzétételhez tartoznak, letölthetőek egyetlen ZIP fájlban is. Ez megkönnyíti a szerződéses partnereknek és az adott projekt munkatársainak másolatok beszerzését a kibocsájtott dokumentumokról.

Könyvtárak (Folders) és Csoportok

Minden DrawMGT dokumentum és feladat egy könyvtárba tartozik és opcionálisan egy munka csoporthoz is. A könyvtárak és csoportok hierarchiát képeznek:

• Könyvtárak
• Csoportok

A könyvtárak és csoportok meghatározzák, hogy ki képes megtekinteni dokumentumokat és feladatokat.

Felhasználók (Users) és Felhasználói Szerepek (User Roles)

A DrawMGT rendszer használatához felhasználó névre (login) van szükség. A felhasználó névhez felhasználói szerepek vannak hozzá rendelve, melyek meghatározzák, hogy a felhasználó mely projekt adatokhoz férhet hozzá és azokon milyen műveleteket hajthat végre. A felhasználói szerepek kapcsolatot képeznek a felhasználó név és a könyvtárak/csoportok között.

Osztályozás (Classification)

Minden dokumentum és feladat rendelkezhet hozzárendelt osztályozási információkkal (cimkékkel). Ezek lehetővé teszik az iktatást és a későbbi visszakeresést. Az osztályozás az adott projekt konfigurációjában van beállítva, például az alábbi információkat tartalmazhatja:

• Projekt fázis, munka kategória
• Mérnöki szakterület, elhelyezkedés, munka típus
• Alagút m, magasság
• Szerződő cég

Sok esetben (projektfüggő) az osztályozás automatikusan hozzárendelődik dokumentumokhoz és feladatokhoz könyvtárak és csoportok által meghatározva. Osztályozás automatikus hozzárendelése a dokumentum kód elemei alapján is történhet.

Meg kell jeygezni, hogy az aktuális megjelenített osztályozás eltérhet az ebben a dokumentumban leírtaktól. Az adott projekt konfigurálása határozza meg a különbségeket.

Munka Folyamatok (Workflows)

Minden dokumentum és feladat rendelkezik munka folyamat információval, mely rögzíti a tervezett időpontokat, az aktuális elkészülési időpontokat és a felelősöket.

Dokumentum munka folyamata a következő lépéseket tartalmazhatja:

• tervezés (design)
• vázlat (draft)
• érkezés (receive)
• ellenőrzés (check)
• jóváhagyás (approval) (1, 2, 3, 4) - beleértve a jóvágyás státusza
• kibocsájtás (released)
• közzététel (submittal)

Feladat munka folyamata a következő lépéseket tartalmazhatja:

• létrehozó (issuer), felelős (assigned to), megbízott (delegated to)
• statusz
• prioritás, fontosság (importance)
• létrehozás dátuma (issue date), határidő (due date), befejezés dátuma (completed date)
• eddigi ráfordítás (effort to date), várható ráfordítás (effort to go)

Metaadat (Metadata)

• Lásd: Meta adat fájlformátum

Meta adatként hivatkozunk azon információkra, melyek a dokumentumoktól elkülönülten kerülnek tárolásra. Analógiaként, meta adatnak tekinthetjük az információkat amelyek egy könyvtári katalógus kártyán lennének találhatóak az adott dokumentumhoz. Meta adatokat használunk a dokumentumok szervezéséhez, iktatásához és ez az alapja a köztük való keresésnek is. A meta adatok a következőket tartalmazzák:

• fejléc és összegző információk
• osztályozási információk
• munkafolyamat információk

Lehetőség van meta adatok feltöltésére és letöltésére is. Ez a leghatékonyabb módszer nagy mennyiségű adat betöltésére a DrawMGT rendszerbe. Meta adatok feltöltésével kezdhetünk akkor is, ha dokumentum listát akarunk kezelni, mielőtt a dokumentumok elkészültek volna. Meta adatok letöltését alkalmazhatjuk ha sofisztikált riportok készítéséhez van szükségünk adatokra, vagy más rendszerek számára van szükség az adatokra további felhasználásra.

A legtöbb DrawMGT felhasználónak nincs szüksége arra, hogy meta adatokkal dolgozzon.

Az eljárás és a fájlfomátum itt megtekinthető.