Back Introduction -- Next Basic Concepts -- English English Version

DrawMGT Rendszer Áttekintés

Contents

  1. DrawMGT Rendszer Áttekintés
  2. DrawMGT Képernyő Elrendezés
  3. Dokumentumok és Kiadások (Revisions)
  4. Feladatok és Kommentárok (Tasks and Comments)
  5. Submittals
  6. Folders and Groups
  7. Users and User Roles
  8. Classification
  9. Workflows
  10. Metadata

A DrawMGT használatához internet böngészőre, internet kapcsolatra és az adott project DrawMGT rendszerének címére (URL) van szükség. A rendszerhez történő hozzáféréshez login névvel és jelszóval kell rendelkezni. A login név meghatározza mely dokumentumokat és feladatokat lehet megtekinteni, illetve, hogy milyen műveletek elvégzése engedélyezett.

DrawMGT Képernyő Elrendezés

A DrawMGT fő képernyője itt látható.

A fejlécet és a bal oldali menüt be lehet csukni ill. ki lehet nyitni a plusz/minusz gombok segítségével. Ezáltal nagyobb helyet biztosíthatunk a fő munka ablak számára, A plusz/minusz gomb megnyomására művelet azonnal végrehajtódik anélkül, hogy a munka ablak megváltozna, elteknitve attól, hogy kisebb ill. nagyobb lesz. A bal oldali menű fő kategóriái szintén becsukhatóak ill. kinyithatóak.

Dokumentumok és Kiadások (Revisions)

DrawMGT lehetővé teszi dokumentumok tárolását és visszanyerését. A dokumentum típusok, a számozási rendszer és a dokumentumokon végzett munka folymat lépései a rendszer konfiguráció során kerülnek definiálásra. A rendszer konfiguráció az adott projekt struktúráját és eljárásait tükrözi.

Egy dokumentum a dokumentum kódból, tervezett fejlécből (planned title) és a hozzá rendelt osztályozási információból (classification) áll. Az aktuális dokumentum fájl és a munka folyamat a kiadással (DrawMGT terminológiában - Revision) tárolódik. Tehát annak érdekében, hogy egy fájlt elhelyezzünk a rendszerben, minimum egy-egy dokumentumot és kiadást is létre kell hozni.

DrawMGT az aktuális dokumntum fájltól elkülönítve tárolja a dokumentum fejlécet és egyéb leíró információkat, beleértve az osztályozást is. Ezeket az információkat híjuk meta adatoknak, és ez az alapja a dokumentumok iktatásának és keresésének.

Egy dokumentumnak egy vagy több, vagy akár nulla kiadása is lehet. Minden kiadásnak saját munka folyamat lépései vannak, ahogy a dokumentum típus meghatározza, és saját fájlja. Dokumentumot és kiadást fájl nélkül is lehet definiálni. Ez lehetővé teszi dokumentum ill. rajz lista készítését, és a dokumentumok elkészítésének, módosításának kezelését.

A dokumentum fájl egy kiadáshoz kerül feltöltésre és hozzárendelésre. Ha később megtejintjük a dokumentumot, a fájl a böngészőbe kerül letöltésre. Ez azt jelenti, hogy a fájl megtekintéséhez szükséges szoftvernek installálva kell lennie a munkaállomáson. Mivel a legtöbb projekt PDF fájlokkal dolgozik, ez ritkán jelent problémát.

A rendszer automatikusan védelmet nyújt régi, vagy jövőbeli kiadások megnyitása ellen, mivel azok más színnel jelennek meg ill. figyelmeztető üzenetek hívják fel a figyelmet.

Feladatok és Kommentárok (Tasks and Comments)

Feladatok és kommentárok (DrawMGT terminológiában Tasks) alatt tennivalókat ill. informális elemeket értünk, melyeket kiadásokhoz lehet hozzárendelni. Egy feladat alapvető információi a következőek:

Több feljegyzést és fájlt is lehet feladatokhoz és kommentárokhoz csatolni. A feljegyzéseket tipikusan feladatokhoz rendelt viták, események (megjegyzések, kérdések, válaszok, figyelmeztetések) rögzítésére hsaználhatjuk. Minden feljegyzéshez továbbá egy fájlt is lehet csatolni. Ez a fájl nem tekintendő dokumentumnak, azaz nem lehet rá keresni. A csatolt fájl szokásosan hasznos információkat tartalmaz az adott feladat elvégzéséhez. Például tartalmazhatnak fotókat, jelzésekkel ellátott szkennelt rajzokat, email-ek másolatát, stb.

Egy kommentár lehet egy egyszerű információ, munka folyamattal. Ez lehetővé teszi, hogy információt rendeljen egy dokumentumhoz, vagy egy csoprt dokumentumhoz.

A feladat típusokat és a hozzájuk rendelt fejléc formátumokat ill. munka folyamat lépéseket az adott projekt konfigurációja határozza meg.

DrawMGT lehetővé teszi, hogy bizonyos feladatokra, vagy feladatok csoportjára előfizessen, vagyis DrawMGT allows you to specify interest in tasks, or groups of tasks, so that you are sent an email each time a task is created or updated. The criteria for sending the email is defined in the project's configuration and user roles.

Submittals

Submittals are document transmittals. The are typically the final step of document production. A submittal represents the release of a document (e.g. for construction), and can only occur once per document revision.

A submittal is the automatic distribution of groups of documents that have all been approved. When a submittal is transmitted, DrawMGT sends an email containing a PDF formatted cover letter, with a list of the documents. The email is sent to the submittal recipients, which are defined via user roles, based on the contract and working group in which the submittal was created.

You can view submittals on DrawMGT and also download ZIP files, which contain all the documents belonging to a particular submittal. This makes it easy for contractors and site personnel to get copies of released documents.

Folders and Groups

All documents and tasks in DrawMGT belong to a contract, and can optionally belong to a working group. The contracts and groups form a hierarchy:

The contracts and groups define:

Users and User Roles

In order to use DrawMGT you must have a login. Attached to your login are user roles, which define what project data you are allowed to see and what operations you can perform. The user roles are the link between your login id and the project's folders and groups.

Classification

All documents and tasks can have engineering classification information (tags) assigned to them. This allows you to file and later find them. The engineering classification information includes:

In many cases the engineering classification is automatically assigned to documents and tasks, based on the folders and group. Engineering classification for documents can also be automatically assigned based on the document code.

Note that the actual classification displayed in you DrawMGT system may differ slightly from the fields displayed in this manual. See your site configuration guide for an explanation of the differences.

Workflows

Each revision and tasks has workflow information, which records a planned date, an actual completed data and who is responsible.

Workflows for documents can include the following steps:

Workflow steps for tasks record include:

Metadata

Metadata refers to the information about documents that is stored separately from the documents. As an analogy, you can think of metadata as the information stored on the library card that belongs to the document. Metadata is used to organize and file documents, and also as the basis for searching for them. The metadata includes:

You can upload and download metadata to DrawMGT. This is the most efficient way of entering large amounts of data into DrawMGT. You upload metadata when you want to manage documents lists, before the documents are created. You download metadata when you want use the information for sophisticated reporting or pass the information to other systems for further processing.

Most DrawMGT users do not need to worry about working with metadata.

The procedures and file format is described in MetadataFormat.

Copyright 2008-2014, SoftXS GmbH, Switzerland