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Checklist: Dokument/Revision Erstellen

Contents

  1. Checklist: Dokument/Revision Erstellen
  2. Überblick
    1. Dokumente
      1. Eigenschaften eines Dokuments
    2. Versionen
  3. Dokument erfassen
    1. Neues Dokument erstellen
      1. Block Dokument
      2. Block Klassifizierung
      3. Block Dokumentprozess
      4. Speichern
    2. Bestehendes Dokument kopieren
      1. Block Dokument
      2. Block Klassifizierung
      3. Block Dokumentprozess
      4. Speichern
  4. Versionen erfassen
    1. Neue Version erfassen
      1. Block Version
      2. Block Klassifizierung
      3. Block Dokumentenprozess
      4. Speichern
    2. Bestehende Version kopieren
      1. Block Version
      2. Block Klassifizierung
      3. Block Dokumentenprozess
      4. Speichern
  5. Datei hochladen
    1. Datei auswählen
    2. Bestätigen

Überblick

Dokumente

Eigenschaften eines Dokuments

  • Ein Dokument kann ohne eine Version existerien

  • Dokumente haben einen Dokumentindex - siehe Indextyp

  • Dokumente haben Klassifizierungsattribute - teilweise bestimmt duch der Dokumentindex - siehe Attribute

  • Dokumente definieren den Arbeitsablauf von Versionen

Versionen

  • Es können mehrere Versionen eines Dokuments existieren
  • Jeder Version hat:
    • ein eigenen Arbeitsablauf
    • eigene Ausgabedateien und Ursprungsdateien

DokumentRevisionDateiDiagram.png

Dokument erfassen

Damit Sie ein Dokument überhaupt erfassen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sich im richtigen Bereich sowie der richtigen Gruppe befinden.

  1. Wählen Sie den richtigen Bereich, indem Sie in der Kopfzeile auf das Link rechts der Bezeichnung Bereich klicken

  2. Wählen Sie die richtige Gruppe, indem Sie in der Kopfzeile auf das Link rechts der Bezeichnung Gruppe klicken

Sie haben zwei Möglichkeiten, ein neues Dokument zu erstellen:

  • Neues Dokument erstellen
  • Bestehendes Dokument kopieren

Neues Dokument erstellen

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Dokumente/Baupläne --> Neu

  2. Das Eingabeformular erscheint

Block Dokument

Bitte beachten Sie, dass sich die Eingaben über Dokumentindexkomponenten und der Dokumentindex gegenseitig beeinflussen. Ändern Sie beispielsweise das Feld Projektphase im Abschnitt Dokumentindex, Unterblock Dokumentindexkomponenten, so ändert sich der Dokumentindex auf der ersten Zeile.

DokumentEingabeKopf.png

  1. Geben Sie den gewünschten Dokumentindex ein

  2. Aktualisieren Sie die Optionen des Unterblocks Dokumentindexkomponenten, falls sich diese nicht bereits aus der Eingabe des Dokumentindexes ergeben haben:

    • Projektphase
    • Fachbereich.Gebiet
    • Objekt
    • Kontakt
    • Dokumenttyp
    • Laufnummer
    • Teilnummer (optional)

  3. Klicken Sie den Button Übernahme Klassifizierung, um die aus dem Dokumentindex, beziehungsweise Einstellungen aus Dokumentindexkomponenten auf den Block Klassifizierung zu übertragen

  4. Geben Sie im Abschnitt Vorgemerkter Titel die gewünschten Eingaben ein

  5. Ergänzen Sie allfällig weitere Felder
    • Vorgemerkter Massstab
    • Teilnummer
    • Verfasser

Block Klassifizierung

Beachte Sie, dass sich die leicht eingefärbten Optionen aus den Einstellungen des Blocks Dokument -> Unterblock Dokumentindexkomponenten -> Abschnitt Dokumentindex ergeben.

DokumentEingabeKlassifizierung.png

1. Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder und -optionen bestimmt sind:

  • Gruppe
  • Fachbereich.Gebiet
  • Objekt
  • Kontakt
  • Laufnummer
  • Dokumentphase
  • Dokumententyp.Art
  • Archiv
  • Klassifizierungsstatus

1. Ergänzen Sie allfällig weitere Felder

Block Dokumentprozess

DokumentEingabeProzess.png

  1. Stellen Sie sicher, dass der Dokumentprozess korrekt bestimmt ist

Speichern

  • Klicken Sie Speichern um das Dokument zu speichern

  • Klicken Sie Speichern und Neue Version, um das Dokument zu speichern und anschliessend eine neue Version zu erfassen

  • Klicken Sie Vorschau, um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgefüllt wurde (allfällige Unstimmigkeiten werden Ihnen angezeigt)

  • Klicken Sie Abbrechen, um den Vorgang abbzubrechen

  • Klicken Sie Zurücksetzen, um die von Ihnen eingegebenen Felder auf den ursprünglichen Wert zurückzusetzen, beziehungsweise auf Leer zu setzten

Bestehendes Dokument kopieren

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Dokumente/Baupläne --> Liste erstellen

  2. Klicken Sie auf den Dokumentindex (Spalte Dokuments) des gewünschten Dokuments um dessen Detailansicht aufzurufen

  3. Klicken Sie ganz unter rechts auf den Button Neues Dokument - Kopieren

  4. Das Eingabeformular erscheint teilweise aufgefüllt

Block Dokument

Bitte beachten Sie, dass sich die Eingaben über Dokumentindexkomponenten und der Dokumentindex gegenseitig beeinflussen. Ändern Sie beispielsweise das Feld Projektphase im Abschnitt Dokumentindex, Unterblock Dokumentindexkomponenten, so ändert sich der Dokumentindex auf der ersten Zeile.

  1. Aktualisieren Sie den Dokumentindex falls notwendig

  2. Aktualisieren Sie die Optionen des Unterblock Dokumentindexkomponenten falls notwendig

  3. Klicken Sie den Button Übernahme Klassifizierung, um die aus dem Dokumentindex, beziehungsweise Einstellungen aus Dokumentindexkomponenten auf den Block Klassifizierung zu übertragen

  4. Geben Sie im Abschnitt Vorgemerkter Titel die gewünschten Eingaben ein

Block Klassifizierung

Beachte Sie, dass sich die leicht eingefärbten Optionen aus den Einstellungen des Blocks Dokument -> Unterblock Dokumentindexkomponenten -> Abschnitt Dokumentindex ergeben.

  1. Stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder und -optionen bestimmt sind:
    • Gruppe
    • Fachbereich.Gebiet
    • Objekt
    • Kontakt
    • Laufnummer
    • Dokumentphase
    • Dokumententyp.Art
    • Archiv
    • Klassifizierungsstatus
  2. Ergänzen Sie allfällig weitere Felder

Block Dokumentprozess

  1. Stellen Sie sicher, dass der Dokumentprozess korrekt bestimmt ist

Speichern

  • Klicken Sie Speichern um das Dokument zu speichern

  • Klicken Sie Speichern und Neue Version, um das Dokument zu speichern und anschliessend eine neue Version zu erfassen

  • Klicken Sie Vorschau, um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgefüllt wurde (allfällige Unstimmigkeiten werden Ihnen angezeigt)

  • Klicken Sie Abbrechen, um den Vorgang abbzubrechen

  • Klicken Sie Zurücksetzen, um die von Ihnen eingegebenen Felder auf den ursprünglichen Wert zurückzusetzen, beziehungsweise auf Leer zu setzten

Versionen erfassen

Wenn Sie sich in der Detail-Ansicht eines Dokuments befinden, haben zwei Möglichkeiten, ein neue Version zu erfassen.

  • Neue Version erfassen
  • Bestehende Version kopieren

Neue Version erfassen

  1. Klicken Sie in der Fusszeile den Button Neu Version - Leer

  2. Das Eingabeformular für eine neue Version erscheint

Block Version

VersionEingabeKopf.png

  1. Aktualisieren Sie Dokumentprozess wie gewünscht

  2. Aktualisieren Sie allfällig die Versionsnummer im Abschnitt Versionsindex (normalerweise nicht erforderlich)

  3. Aktualisieren Sie allfällig den Titel

  4. Ergänzen Sie falls erforderlich Beschreibung, Massstab, Format und Ausrichtung

Block Klassifizierung

VersionEingabeKlassifizierung.png

  1. Ergänzen Sie nach Wunsch

Block Dokumentenprozess

VersionEingabeProzess.png

  1. Aktualisieren Sie allfällig Beginn

  2. Ergänzen Sie allfällig Erstellt, und Prüfung

  3. Ergänzen Sie allfällig Zustimmung 1-4 sowie Freigabe und Versand

  4. Ergänzen Sie allfällig Begründung der Neuversion

Speichern

  • Klicken Sie Speichern, um die Version zu sichern

  • Klicken Sie Vorschau, um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgefüllt wurde (allfällige Unstimmigkeiten werden Ihnen angezeigt)

  • Klicken Sie Abbrechen, um den Vorgang abbzubrechen

  • Klicken Sie Zurücksetzen, um die von Ihnen eingegebenen Felder auf den ursprünglichen Wert zurückzusetzen, beziehungsweise auf Leer zu setzten

Nachdem Sie die Version gesichert haben, erscheint diese im Dokumentenkorb.

Bestehende Version kopieren

  1. Klicken Sie in der Fusszeile den Button Neu Version - Kopieren

  2. Das Eingabeformular für eine neue Version erscheint teilweise ausgefüllt

Block Version

  1. Aktualisieren Sie Dokumentprozess wie gewünscht

  2. Aktualisieren Sie allfällig die Versionsnummer im Abschnitt Versionsindex (normalerweise nicht erforderlich)

  3. Aktualisieren Sie allfällig den Titel

  4. Ergänzen Sie falls erforderlich Beschreibung, Massstab, Format und Ausrichtung

Block Klassifizierung

  1. Ergänzen Sie nach Wunsch

Block Dokumentenprozess

  1. Aktualisieren Sie allfällig Beginn

  2. Ergänzen Sie allfällig Erstellt, und Prüfung

  3. Ergänzen Sie allfällig Zustimmung 1-4 sowie Freigabe und Versand

  4. Ergänzen Sie allfällig Begründung der Neuversion

Speichern

  • Klicken Sie Speichern, um die Version zu sichern

  • Klicken Sie Vorschau, um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgefüllt wurde (allfällige Unstimmigkeiten werden Ihnen angezeigt)

  • Klicken Sie Abbrechen, um den Vorgang abbzubrechen

  • Klicken Sie Zurücksetzen, um die von Ihnen eingegebenen Felder auf den ursprünglichen Wert zurückzusetzen, beziehungsweise auf Leer zu setzten

Nachdem Sie die Version gesichert haben, erscheint diese im Dokumentenkorb.

Datei hochladen

Bevor Sie eine Datei hochladen können, müssen Sie sich in der Detail-Ansicht eines Dokuments befinden. Bitte beachten Sie auch, dass der Dateiname der hochzuladenen Datei dem Dokumentindex entsprechen muss.

  1. Wählen Sie die gewünschte Version, indem Sie im Block Versionsliste, auf einen Eintrag der Spalte Rev. klicken (falls keine Version vorhanden ist, müssen Sie zuerst eine Version erstellen)

  2. Klicken Sie den Button Datei hochladen DokumentAschichtButtons.png

  3. Das Formular Datei hochladen erscheint

Datei auswählen

  1. Wählen Sie die Art der Datei: Ausgabedatei/Ursprungsdatei

  2. Wählen Sie den Dateityp

  3. Klicken Sie auf den Button Datei hochladen um die gewünschte Datei zum Hochladen auszuwählen

    • Markieren Sie "Datei umbenennen", falls die Datei nicht den vorausgesetzten Namen hat

  4. Klicken Sie auf den Button Weiter

  5. Eine weitere Ansicht erscheint

DateiHochladen1.png

Bestätigen

  1. Falls Sie mit den Informationen zur Datei einverstanden sind, klicken Sie den Button Hochladen um den Vorgang des Hochladens fertigzustellen

  2. Die Datei wurde hochgeladen und die Detail-Ansicht des Dokuments erscheint

DateiHochladen2.png

Weitere Optionen:

  • Zurück - führt zur vorherigen Ansicht

  • Abbrechen - bricht den Vorgang ab

Wichtig: Die hochzuladende Datei darf nicht die Grösse von 10 MB überschreiten, um vom System akzeptiert zu werden.

ChecklistErstellen (last edited 2010-04-21 11:33:20 by TiborNagy)

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