• ChecklistUebermitteln

Checklist: Dokumente übermitteln

Vorbereitung

Stellen Sie sicher, dass Sie sich im richtigen Bereich sowie der richtigen Gruppe befinden:

1. Wählen Sie den richtigen Bereich, indem Sie in der Kopfzeile auf das Link rechts der Bezeichnung Bereich klicken

2. Wählen Sie die richtige Gruppe, indem Sie in der Kopfzeile auf das Link rechts der Bezeichnung Gruppe klicken

Dokumente dem Dokumentenkorb zuweisen

Um Dokumente übermitteln zu können, müssen Sie diese zuerst dem Dokumentenkorb zuweisen. Wichtig: Es können nur Dokumente übermittelt werden, welche eine Ausgabedatei enthalten.

1. Auswahl gewünschter Dokumente anzeigen Dies können Sie auf zwei Arten bewerkstelligen:

   • Klicken Sie im Hauptmenü auf Dokumente/Baupläne --> Suchen und geben Sie die gewünschten Suchkriteren ein

   • Klicken Sie im Hauptmenü auf Dokumente/Baupläne --> Liste erstellen

2. Markieren Sie die gewünschten Dokumente in der Spalte Ausw.

3. Stellen Sie sicher, dass die Option "Nur ausgewählte Dokumente" in der Fusszeile markiert ist, falls Sie nur einige der angezeigten Dokumente auswählen möchten

4. Klicken Sie die Taste Zum Korb hinzufügen, um die gewünschte Auswahl dem Dokumentenkorb hinzuzufügen

Die aktuelle Anzahl Dokumente, welche sich im Dokumentenkorb befinden, wird in der Kopfzeile rechts der Beschreibung Dokumentenkorb: angezeigt

Dokumentenkorb anzeigen

1. Klicken Sie im horizontalen Haupt-Menü auf Dokumentenkorb

2. Der Dokumentenkorb wird angezeigt

Gewünschte Auswahl treffen

1. Markieren Sie die zur Übermittlung bestimmten Dokumente in der Spalte Ausw., falls Sie nur einige der sich im Dokumentenkorb befindlichen Dokumente übermitteln möchten

2. Stellen Sie sicher, dass die Option "Nur ausgewählte Dokumente" in der Fusszeile markiert ist, falls Sie nur einige der angezeigten Dokumente auswählen möchten

3. Klicken Sie unterhalb der Listen-Darstellung die Taste Dokumente übermitteln

4. Das Formular "Dokumente übermitteln - Dateneingabe" wird angezeigt

Dokumente übermitteln

Dokumente übermitteln - Dateneingabe

Block Empfänger

1. Tragen Sie die gewünschten E-Mail-Adressen, sowie Namen ein (falls Sie mehr Felder benötigen, klicken Sie einfach auf + mehr)

Block Nachricht

1. Wählen Sie unter der Option Von die gewünschte Auswahl für den Absender

2. Geben Sie einen Betreff sowie eine Nachricht ein

Block Klassifizierung

1. Treffen Sie bei der Option Gruppe sowie Fachbereich.Gebiet die gewünschte Auswahl

2. Geben Sie allfällig die gewünschte Externe Referenznummer ein

Korb-Inhalt hinzufügen

1. Klicken Sie die Taste Korb-Inhalt hinzufügen, um die ausgewählten Dokumente für die Übermittlung hinzuzufügen

Block Dokumente

Sobald Sie die Taste Korb-Inhalt hinzufügen betätigt haben, werden die zu übermittelnden Dokumente im Block Dokumente angezeigt.

1. Klicken Sie die Taste Weiter

Dokumente übermitteln - Bestätigen

1. Überprüfen Sie die gemachten Eingaben

2. Klicken Sie auf Senden

3. Die Seite Dokumente übermitteln - Fertig wird angezeigt

Dokumentenversand auflisten

1. Klicken Sie auf Dokumentenversand --> Vor kurzem, um den Fortschritt des Dokumentenversands anzuzeigen

2. Es erscheint eine Liste kürzlich dem Versand zugeteilten Dokumente

Informationen zum Dokumentenversand anzeigen

1. Klicken Sie in der Spalte Code auf die gewünschte Auswahl, um Informationen zum Dokumentenversand anzuzeigen

2. Klicken Sie die Taste ZIP-File herunterladen, um die gesammelten Ausgabedateien im ZIP-Format herunterzuladen

3. Klicken Sie die Taste Begleitbrief anzeigen, um dem Versand beiliegenden Begleitbrief als PDF anzuzeigen