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5. Dokumente

5.1 Allgemein

DrawMGT unterscheidet zwischen einem Dokument und der Version eines Dokuments. Dies entspricht der in der Bauindustrie üblichen, strengen Kontroll- und Überprüfungspraxis. Jede Version hat ihren eigenen Prozess.

Definitionen

• Dokument - Bestimmt den vorgemerkten Titel und Klassifizierungs-Informationen ohne Prozessinformationen und Files (z.B. PDF oder andere Formate) zu beinhalten.

• Version - Bestimmt den aktuellen Titel (Titel können sich zwischen einzelnen Versionsschritten geringfügig ändern), Informationen über den Prozess. Aktuelle Dokumentdateien werden der Version zugeordnet.

Um ein Dokument oder eine Zeichnung in DrawMGT zu erfassen, muss ein Dokument sowie eine Version erstellt werden.

Ein Dokument besteht aus drei Komponenten:

• Block: Dokument - enthält Dokumentindex, vorgemerkter Titel und weitere Felder.

• Block: Klassifizierung - enthält eine Reihe von Klassifzierungsattributen, welche der Verwaltung und dem späteren Auffinden dienlich sind. Die Klassifzierungsattribute ergeben sich meist aus Dokumentenindex, Bereich und Gruppe.

• Block: Dokumentprozess - erlaubt die Deklaration des Prozesstyps, wobei auch Defaultwerte für den Versionsprozesstyp festgelegt werden.

5.2 Tipps

5.2.1 Vor der Erstellung

• Stellen Sie sicher, dass Sie sich im richtigen Vertrag sowie der richtigen Gruppe befinden

5.2.2 Neues Dokument erstellen

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, haben Sie die Möglichkeit über den Button Speichern und Neue Version Dokumenten-Information zu speichern und eine Ansicht der Version aufzurufen, bei welcher bereits mehrere Felder (hauptsächlich der Titel) ausgefüllt sind.

Sie können ein neues Dokument auf folgende Arten erstellen:

• im horizontalen Menü in einem Formular mit dem vom System bestimmten Standardwerten (Dokumente->Neu)

• in einer Dokument-Detailansicht durch eine Kopie des angezeigten Dokuments (Button: "Neues Dokument - Kopie")

• durch das Hochladen von Metadata werden mehrere Dokumente und Versionen miteinander erstellt.

5.3 Suche

Die Dokumenten-Suchansicht (Dokumente->Suche) stellt Ihnen eine Vielzahl von Suchparametern zur Verfügung.

Nachstehende Suchparameter führen meistens zu einem gewünschten Resultat:

• Dokumenttyp
• Dokumentindex
• Titel / vorgemerkter Titel
• Ort
• Arbeitsgattung

Die Bildschirmsuche ist in folgende Blöcke aufgeteilt:

• Dokument/Bauplan

  • Dokumenttyp
  • Dokumentindex
  • Titel / vorgemerkter Titel
  • Verfasser
  • Kurzfassung
  • Massstab / vorgemerkter Massstab
  • Stornierte Dokumente

• Dokument-/Bauplanklassifizierung - für die Suche nach Klassifizierungsattributen

  • Bereich – Dokumentindex: Komponente 1 (siehe 5.7)

  • Gruppe
  • Fachbereich.Gebiet - Dokumentindex: Komponente 4
  • Objektgruppe.Objekt - Dokumentindex: Komponente 5
  • Kontaktgruppe.Kontakt - Dokumentindex: Komponente 6
  • Laufnummer - Dokumentindex: Komponente 8
  • Lage
  • Tunnelmeter
  • Kote
  • Externe Referenznummer
  • Projektphase - Dokumentindex: Komponente 3
  • Dokumenttyp.Art - Dokumentindex: Komponente 7
  • Archiv
  • KKS-Prozess
  • KKS-Anlage
  • KKS-Ort
  • Klassifizierungsstatus
  • Zugriff - Dokumentindex: Komponente 2

• Dokumentprozess - für die Suche nach Art des Prozesstyps

• Version

  • Versionsindex
  • Beschreibung
  • Dateityp
  • Alle Versionen - die Option "Überholte Versionen in der Suche berücksichtigen?" steht nur jenen Benutzern zur Verfügung, welche Berechtigung für eine Ansicht haben.

• Versionsklassifizierung

  • Versionstyp
  • Externer Referenznummer

• Dokumentprozess Versionen - für die Suche nach einzelnen Prozessschritten die abgeschlossen / oder noch nicht abgeschlossen sind.

• Bericht - Erlaubt die Deklaration von Sortierreihenfolge und die Eingabe eines optionalen Titels und zugleich die Darstellung eines eventuellen Ausdrucks der Liste.

5.4 Liste

Die Dokumentenliste wird angezeigt wenn Sie:

• nach einem Dokument suchen
• Dokumente auflisten
• den "Dokumentkorb" anzeigen

Merkmale und Funktion der Dokumentenliste

• Klicken Sie auf Vorherige, Weiter um den gewünschten Bereich von Seitennummern zu erhalten. Klicken Sie dann die gewünschte Seitennummer um diesen Ausschnitt der Liste anzusehen.

• Klicken Sie auf die Links oder den Link oberhalb der Liste um die Formatierung zu ändern.
• Klicken Sie auf die Links in den Spaltenüberschriften um die Liste zu sortieren.

• Klicken Sie auf Drucken im horizontalen Menü, um die Liste in einem neuen Fenster in druckfreundlicher Darstellung anzuzeigen. (Abhängig von der Dateimenge kann dieser Vorgang einige Sekunden beanspruchen.)

• Klicken Sie auf Dokument- oder Versionsindex um Einzelheiten des Dokuments zu sehen.

• Klicken Sie Ausw Checkboxes und zum Zum Korb hinzufügen oder Korbinhalt ersetzen um entsprechende Elemente dem Dokumentenkorb hinzuzufügen.

Mit dem Metadata-Tabelle herunterladen Button können Sie Dateien im durch Tabulatorzeichen getrennten Format herunterladen und z.B. in Excel importieren.

Wählen Sie aus den Optionen "Nur ausgewählte Dokumente" und "Alle Dokumente" unterhalb der Listenansicht, um entweder markierte, oder alle Elemente der dargestellten Liste für die Formatierung als Metadata-Tabelle auszuwählen. Wenn Sie Alle Dokumente sowie Metadata-Tabelle herunterladen anklicken, werden alle Elemente aller Seiten ausgewählt.

5.5 Korb

Der Dokumentenkorb gleicht der Dokumentenliste, wobei weitere Optionen zur Verfügung stehen, welche auf alle sowie einzeln markierte Dokumente angewendet werden können:

• ZIP File herunterladen - Sie können eine ZIP-Datei herunterladen.

• Ausgewählte aus Korb entfernen - um ein Dokument aus dem Dokumentenkorb zu entfernen.

• Als erstellt/geprüft/erhalten setzen - um einen Arbeitsschritt auszuführen.

• Zustimmung 1-4 setzen - um eine Zustimmung zu erteilen.

• Dokumente stornieren/aktivieren - Markiert Dokumente als storniert (veraltet) oder stellt diese wieder her.

• Freigabeversand - siehe Kapitel 8

• Dokumente übermitteln - erstellt eine neue Vorlage.

Je nach Benutzerrolle stehen Ihnen möglicherweise einige Buttons nicht zur Verfügung.

5.6 Detailansicht

Klicken Sie auf ein den Dokumenten- oder Versionsindex eines Dokuments um eine Dokument-Detailansicht zu erhalten, welche Detailinformationen des Dokuments anzeigt.

Auf dem Bildschirm erscheinen alle Informationen (z.B. Metadata) über ein Dokument sowie alle Versionen (es können auch keine sein) und weiteren Aufgaben mit dem Dokument verbunden sind.

Die Detailansicht enthält die folgenden Hauptkomponenten:

• Block: Dokument - Block-Titel und weitere Informationen

  • Dokumentindex
  • Vorgemerkter Titel
  • Vorgemerkter Massstab
  • Teilnummer
  • Verfasser

• Block: Klassifizierung – Informationen zur Klassifizierung

• Block: Dokumentprozess - Anzeige des Prozesstyps

• Buttons für Dokument-Operationen

• Block: Versionsliste - überholte Versionen werden in grau angezeigt

• Block: Version – zeigt Informationen zur aktuellen Version

• Block: Versionsklassifizierung

• Block: Dokumentprozess Versionen – zeigt Informationen zum Dokumentprozess basierend auf dessen Versionsprozesstyp.

• Block: Aufgaben – zeigt Aufgaben, welche mit den Versionen verknüpft sind

• Buttons – für Operationen im Bezug zu Aufgaben

In der Versions-Detailansicht wird eine Versionsliste angezeigt, wobei veraltete Versionen grau dargestellt werden. Sie können die Detailinformationen über die Version aufrufen, indem Sie auf den Versionsindex klicken.

Die Spalten in der Versionsliste ändert sich je nach Prozesstyp. Im Allgemeinen werden Informationen über die zwei letzten Prozessschritte angezeigt.

5.7 Dokumentindex

5.7.1 Allgemein

Jedem im DrawMGT System gespeicherte Dokument wird ein Dokumentindex zugeordnet. Die Art des Dokumentsindex hängt von der Konfiguration des Systems ab und basiert auf:

• Dokumenttyp
• Bereich und Gruppe

Ein Dokumentindex besteht aus einer Reihe von Komponenten, von denen jede eine Bedeutung hat. Diese Komponenten können verwendet werden, um Klassifizierungsattribute (und auch anderer Felder) im Dokument zu setzen. Klassifizierungsattribute werden automatisch ausgefüllt, wenn der Speichern- oder Vorschau-Button gedrückt wird. Dies ist eine einzigartige Besonderheit von DrawMGT.

Das Format des Dokumentsindex ist projektspezifisch. Sie können den Dokumentindex eingeben, entweder als Text im oberen Teil des Feldes, oder durch eine Kombination von Dropdown-Menüs und Textfeldern im unteren, grauen Abschnitt des Formulars.

• Indextyp

  -

  Version

  Datei Extension

  aaa

  -

  b

  -

  c

  -

  dd

  -

  eee

  -

  fff

  -

  gg

  _

  ####

  -

  XXX

  -

  v

  ##

  .yyy

5.7.2 Komponenten

• Teil	Beschreibung	Beispiel
  aaa	Bereich	LA2, LB1, LB2, LB3, LC1, LC2, LC3, LD, Umf, Dat, Mgt, Umw
  b	Zugriff	E (Extern) oder I (Intern)
  c	Projektphase	0-9, Vorprojekt, Hauptprojekt, Ausschreibung, Realisierung ...
  dd	Fachbereich	00-99, Administration, Umfeld, Bautechnik, Stahlwasserbau, ...
  eee	Objekt	000-999, Gesamtanlage PSW Limmern, Zugangsstollen 1, Oberwasser, ..
  fff	Kontakt	000-999, ABB Switzerland Ltd., ALSTOM Hydro Schweiz AG, ARGE Bauseilbahnen c/o Marti AG Matt, ARGE Kraftwerk Limmern (Marti AG), ...
  gg	Dokumenttyp	00-99, Bericht - Technischer Bericht, Notiz, Protokoll, Schriftverkehr, Publikation, ...
  ####	Laufnummer	0001-9999
  XXX	Teilnummer, Buchstaben und/oder ziffern, optional	0-999, A, usw.
  -
  v	Konstant
  ##	Laufnummer	00-99
  .yyy	Datei Extension	.pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx

Siehe 5.3 für die Beziehung zu den Klassifikationsattributen.

5.8 Versionen

Ein Dokument zeigt relevant zu Versionsinformationen folgende Blöcke:

• Block: Versionsliste

• Block: Version

• Block: Versionsklassifizierung

So können Sie eine neue Version erstellen:

• Bei Dokument->Neu Speichern und Neue Version-Button

• In der Detailansicht eines Dokuments:

  • Neue Version - Leer Button - Startet mit einem leeren Formular, möglicherweise mit Grundeinstellungswerten gefüllt.

  • Neue Version – Kopieren-Button: Kopiert die aktuelle angezeigte Version in das Eingabeformular

5.8.1 Prozesse

Die Liste der Prozessschritte wird durch den Prozesstyp des Dokuments bestimmt. Bei jedem Schritt besteht die Möglichkeit zur Eingabe eines geplanten, abgeschlossen Datums, der verantwortlichen Person und, für bestimmte Arbeitsschritte, ein Genehmigungsstatus.

Es gelten folgende Einschränkungen zu Prozessschritten

• Die Prozessschritte müssen in der Reihenfolge, in der Sie aufgeführt werden, abgeschlossen werden. Dies bedeutet: Die Daten müssen vollständig und in chronologischer Reihenfolge eingegeben werden.
• Sie können geplante Termine weglassen (je nach Konfiguration Ihres Systems).

• Sie können nicht vollständige Datensätze überspringen. Wenn ein vollständiges Datum eingegeben wird, gilt der Arbeitsschritt als abgeschlossen. Die Schritte Zustimmung-1 und Zustimmung-2 können parallel abgeschlossen werden.

• Sie müssen eine verantwortliche Person bestimmen, wenn das Abgeschlossen Datum gesetzt ist.

• Um einen genehmigten Schritt ausführen zu können (d.h. den Status auf etwas anderes als "offen" zu setzen), muss ein Freigabe-Status gesetzt werden. Wenn die Genehmigung nicht erteilt wird, erscheint das Dokument rot. Der Prozessschritt kann dann nicht abgeschlossen werden.

Die Liste der verantwortlichen Personen basiert auf den Benutzerrollen. Grundsätzlich gilt: wenn jemand in der Liste erscheinen soll, muss die entsprechende Benutzerrolle neu definiert werden.

Der Prozesstyp einer Version basiert auf dem aktuellen Dokument und kann aus vorherigen Version übernommen werden.

Die folgenden Prozesstypen stehen zur Verfügung:

• Code	Beschreibung	Prozessschritte
  E	Dok. mit Datum	Erstellt
  EH	Ext. Dok. mit Empfangsbestätigung	Erstellt, Erhalten
  EHP	Ext. Dok. mit Prüfung	Erstellt, Erhalten, Prüfung
  EHPZZZZF	Ext. Dok. mit Zust.	Erstellt, Erhalten, Prüfung, Prüfkommentar, Zustimmung[1-4], Zustimmungskommentar[1-4], Freigabe, Freigabekommentar
  EHPZZZZFV	Ext. Dok. mit Zust. + Versand	Erstellt, Erhalten, Prüfung, Prüfkommentar, Zustimmung[1-4], Zustimmungskommentar[1-4], Freigabe, Freigabekommentar, Versand
  EP	Int. Dok. mit Prüfung	Erstellt, Prüfung
  EPZZZZF	Int. Dok. mit Zust.	Erstellt, Prüfung, Prüfkommentar, Zustimmung[1-4], Zustimmungskommentar[1-4], Freigabe, Freigabekommentar
  EPZZZZF	Int. Dok. mit Zust. + Versand	Erstellt, Prüfung, Prüfkommentar, Zustimmung[1-4], Zustimmungskommentar[1-4], Freigabe, Freigabekommentar, Versand
  O	Dok. ohne Datum	keine

Die Anzeige der Dokumentenliste ändert sich, wenn auf den Link oberhalb des Listen-Headers geklickt wird, um Informationen über die verschiedenen Prozessschritte anzuzeigen.

5.8.2 Versionsprozess-Assistent

Benutzer können Versionsprozessschritte mit Hilfe des Versionsprozess-Assistenten effizient abschliessen. Sie starten den Versionsprozess-Assistenten in der Detailansicht einer Version, indem Sie den Editieren-Button links des von Ihnen zu bearbeiten gewünschten Prozessschrittes klicken.

Der Editieren-Button eines Prozessschrittes erscheint nur, wenn der Prozessschritt dem aktuellen Benutzer zugeteilt ist oder dieser über Site-Administrator-Privilegien verfügt.

Wenn Sie den Editieren-Button klicken, wechselt die Darstellung des entsprechenden Prozessschrittes auf eine, welche es Ihnen erlaubt, Daten zu verändern. Klicken Sie Sichern, um gewünschte Eingaben zu speichern. Falls Ihre Eingaben unvollständig sind, werden Sie mit einer Markierung des entsprechenden Feldes und einer informativen Meldung darauf hingewiesen. Vervollständigen Sie entsprechende Felder und klicken Sie den Sichern-Button. Es erscheint eine Bestätigung, welche Ihnen mitteilt, dass der Sicherungsvorgang auf dem DrawMGT-Server erfolgreich war.

Sie können den Editiervorgang jederzeit abbrechen, indem Sie auf den Abbrechen-Button klicken. Dadurch gelangen Sie zur vorherigen Darstellung des Prozessschrittes zurück – die Daten bleiben damit unverändert.

Prozessschritte haben eine genaue Reihenfolge. Der Editieren-Button erscheint nur, falls:

• der aktuelle Prozessschritt offen und bereit zur Bearbeitung ist, sprich, vorangehende Prozessschritte sind erfolgreich abgeschlossen, oder
• der aktuelle Prozessschritt abgeschlossen ist, wobei nachfolgende Prozessschritte noch offen sind

Für das Abschliessen von Prozessschritten gelten folgende Spezialregeln:

• Prozessschritte für Zustimmungen können parallel bearbeitet werden. Voraussetzung dafür ist, dass mögliche vorangehenden Prozessschritte wie Erstellt, Erhalten oder Prüfung, erfolgreich abgeschlossen wurden.

• Der Prozessschritt Freigabe kann vorangehende Zustimmungen verwerfen. Dies erlaubt, Versionen auch dann freizugeben, falls sich noch offene, oder mit dem Status abgelehnt versehene Zustimmungen im aktuellen Prozess befinden.

5.8.3 Prozessschritte

Nachfolgendes Diagram zeigt die Voraussetzungen für das erfolgreiche Abschliessen der jeweiligen Prozessschritte auf. Für eine umfassende Erklärung dazu, siehe Appendix A1.2.3.

5.8.4 Versionssperre

Sobald der Prozess einer Version abgeschlossen und versendet wurde, ist die Version für eine Bearbeitung gesperrt (locked). Dies bedeutes, dass Metadata Einträge der Version von keinem Benutzer verändert werden können – ausser von solchen, welche Site-Administrator-Berechtigungen besitzen.

5.8.5 Farben

Die Farbe der Version in Listen und Detailansichten ändert sich je nach Zustand der Arbeitsschritte.

Die Farben entsprechen dem letzten Schritt des Prozesses:

• Farbe	Beschreibung
  Rosa	Versionsprozess nicht abgeschlossen
  Dunkelrosa	Abgelehnt
  Weiss	Versionsprozess abgeschlossen
  Hellgrau	Version ist überholt
  Dunkelgrau	Dokument und Versionen storniert

Die grauen Farben werden verwendet, um zu verhindern, dass Sie versehentlich mit einem veralteten Dokument arbeiten.

5.9 Hochladen von Metadata

Es ist möglich, Dokumente und Versionen durch das Hochladen von Metadata zu erstellen. Das Grundkonzept ist eine Tab-getrennte Datei, wie Sie von Exel erstellt werden kann, mit Spaltennamen in der ersten Linie der Datei definiert. Das genaue Format wird hier gezeigt.

Die einfachste Möglichkeit, Metadata-Upload-Dateien zu erzeugen ist, ein Metadata-Datei aus der Dokumentenliste vom System herunterladen.

In der Regel erstellen Sie zusätzliche Dokumente und Versionen durch das Herunterladen von Dateien mit ähnlichen Versionen, und ändern die heruntergeladene Datei in Excel, um die neuen Dokumente und Versionen zu definieren. Speichern Sie die Datei im Text-Tab-getrennt-Format.

Sie können Spalten für Felder, die aus dem Zeichnungs-Code abgeleitet werden, oder Spalten, die akzeptierten Standardwerten entsprechen, löschen (siehe Seite Sie Konfigurations-Anleitung für Details).

So laden Sie ein Metadata-Datei: Verwenden Sie dazu den vertikalen Menüpunkt Dokumente->Metadata hochladen. Auf dem Bildschirm wird eine Auswahl an Datei angezeigt. In einer Checkbox können Sie Formate und Standartwerte auswählen. Normalerweise sollten Sie an den Einstellungen keine Änderungen vornehmen und nur die Upload-Datei wählen.

Der Upload erfolgt in zwei Phasen:

1. Wenn Sie den Button "Upload" drücken, wird die Datei angezeigt.
2. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, können Sie den Upload im DrawMGT bestätigen. Erst wenn dieser Schritt ausgeführt ist, ist es ihnen erlaubt, die Schaltfläche "Upload" um auf dem zweiten Bildschirm zu drücken und die Datei tatsächlich zu laden.

Nachdem der Upload durchgeführt ist, erfolgt die Bestätigung und das hochgeladene Dokumente wird im System verfügbar und kann im Dokumentenkorb abgelegt werden.

Es gelten einige Einschränkungen beim Hochladen von Metadata:

• Sie können nur Dokumente für den aktuellen Vertrag hochladen/ändern
• Sie können maximal 100 Datenelemente hochladen. Wenn Ihre Datei grösser ist, müssen Sie in mehreren Schritten hochladen. (vergessen Sie nicht die Headerzeile zu Beginn jeder Datei.)